Ausbildung Verwaltungsfachangestellte/r – Ablauf, Inhalte und Vergütung
Verwaltungsfachangestellte gehören in den meisten Behörden zur größten Berufsgruppe. Sie sorgen gemeinsam mit Verwaltungsbeamtinnen und Verwaltungsbeamten für einen reibungslosen Ablauf der öffentlichen Verwaltung.
- Dauer & Form: 3 Jahre duale Ausbildung (Ausbildungsbetrieb, Berufsschule und dienstbegleitender Unterricht am Studieninstitut).
- Vergütung: Tarifliche Ausbildungsvergütung nach dem TVAöD (Kommunen/Bund) bzw. TVA-L (Länder).
- Einsatzorte: Rathäuser, Landratsämter, Bezirksregierungen, Ministerien, Universitäten, Kammern und Kirchen.
- Aufstieg: Weiterbildung über den Verwaltungslehrgang II (Verwaltungsfachwirt) für Aufgaben im gehobenen Dienst.
Verwaltungsfachangestellte sind keine Beamten, sondern Tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst. Wer eine Beamtenlaufbahn anstrebt, muss sich gezielt für eine Beamtenausbildung bzw. ein Vorbereitungsdienst-Studium bewerben:
- Mittlerer Dienst: Ausbildung zum/zur Verwaltungswirt/in (z. B. Stadtsekretär-Anwärter/in).
- Gehobener Dienst: Duales Studium (z. B. Bachelor of Laws / Public Management).
In der Ausbildung existieren verschiedene Fachrichtungen (z. B. Kommunalverwaltung, Landesverwaltung, Bundesverwaltung, Handwerksorganisationen/IHK oder Kirchenverwaltung).
Umschulung zum/zur Verwaltungsfachangestellten
Neben der klassischen dreijährigen Erstausbildung bieten viele zertifizierte Bildungsträger eine Umschulung an – insbesondere für Erwachsene mit Berufserfahrung, Studienabbrecher oder Quereinsteiger. Die Umschulung dauert meist 24 Monate und kann über einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters gefördert werden.
Ausführliche Informationen finden Sie unter Verwaltungsfachangestellte Quereinstieg.
Was lernt man in der Ausbildung?
Die Ausbildung vermittelt sowohl rechtliche als auch betriebswirtschaftliche und organisatorische Fachkompetenzen. Typische Schwerpunkte sind:
- Allgemeines Verwaltungsrecht, Verwaltungsverfahren und rechtssichere Bescheiderstellung.
- Kommunalrecht sowie besondere Rechtsgebiete (z. B. Sozialrecht, Baurecht, Sicherheits- und Ordnungsrecht).
- Haushaltswesen, Kassenwesen und kommunales Finanzwesen (Doppik/Kameralistik).
- Personalwesen, Arbeitsrecht und Organisation der Verwaltung.
- Bürgerberatung, Deeskalation und professionelle Kommunikation.
- Digitalisierung der Verwaltung, E-Government und Fachsoftware.
Statistische Daten zur Ausbildung
Rund 7.000 Ausbildungsverträge zum/zur Verwaltungsfachangestellten werden in Deutschland jährlich neu geschlossen. Insgesamt absolvieren fortlaufend knapp 19.000 Auszubildende diesen staatlich anerkannten Ausbildungsberuf.
(Quelle: BIBB Berufsbildungsstatistik)
Die Ausbildung erfreut sich sehr hoher Beliebtheit, was sich in hohen Bewerberzahlen zeigt:
- Landeshauptstadt München: 777 Bewerbungen für 100 Ausbildungsplätze.
- Landeshauptstadt Stuttgart: 608 Bewerbungen für 22 Ausbildungsplätze.
Der Beruf ist traditionell weiblich geprägt: Rund drei Viertel aller Auszubildenden sind Frauen.
Rechtsgrundlagen der Ausbildung
Die rechtlichen Rahmenbedingungen der Ausbildung ergeben sich aus der staatlichen Ausbildungsordnung, dem Rahmenlehrplan der Kultusministerkonferenz und dem geltenden Ausbildungs-Tarifvertrag (TVAöD / TVA-L).
Verordnung über die Berufsausbildung (Auszug)
§ 1 Staatliche Anerkennung: Der Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r wird staatlich anerkannt.
§ 2 Ausbildungsdauer: Die Ausbildung dauert 36 Monate.
§ 2 Fachrichtungen:
1. Bundesverwaltung
2. Landesverwaltung
3. Kommunalverwaltung
4. Handwerksorganisation/IHK
5. Kirchenverwaltung
§ 3 Ausbildungsinhalte: Verwaltungsbetriebswirtschaft, Personalwesen, Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren, Informations- und Kommunikationssysteme.
Der Rahmenlehrplan basiert auf einem Beschluss der Kultusministerkonferenz (KMK) und gliedert den schulischen Unterricht in bundeseinheitliche Lernfelder.
Zum Rahmenlehrplan für Verwaltungsfachangestellte (Webseite der Kultusministerkonferenz)
Für Auszubildende im kommunalen Dienst und beim Bund gilt der Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes (TVAöD - BBiG). Er regelt die monatliche Ausbildungsvergütung, Urlaubsansprüche, Jahressonderzahlungen und die Abschlussprämie bei bestandener Prüfung.
Monatliche Ausbildungsvergütung im öffentlichen Dienst (TVAöD, brutto – Stand 2026):
1. Ausbildungsjahr: 1.368,26 Euro
2. Ausbildungsjahr: 1.418,20 Euro
3. Ausbildungsjahr: 1.464,02 Euro
(Hinweis: Die Vergütungssätze werden im Rahmen der Tarifrunden für den öffentlichen Dienst regelmäßig angepasst.)
TVAöD-Bestimmungen kostenlos als PDF herunterladen: TVAöD-BBiG (Auszubildende)
Ablauf der Ausbildung
- Ausbildungsbeginn: In der Regel der 1. August oder 1. September eines Jahres.
- Dauer & Verkürzung: 3 Jahre. Bei Abitur, Fachhochschulreife oder hervorragenden Leistungen ist eine Verkürzung auf 2,5 oder 2 Jahre möglich.
- Berufsschule: Blockunterricht oder ein bis zwei feste Berufsschultage pro Woche.
- Dienstbegleitender Unterricht: Ergänzende Fachlehrgänge an den kommunalen Studieninstituten bzw. Verwaltungsschulen.
- Praxisabschnitte: Rotation durch verschiedene Ämter der Behörde (z. B. Bürgerbüro, Kämmerei, Ordnungsamt, Personalamt, Sozialamt).
- Prüfungen: Zwischenprüfung im zweiten Ausbildungsjahr sowie schriftliche und praktische Abschlussprüfung (u. a. praktische Fallbearbeitung / Rollenspiel).
Weiterbildung und Karriere nach der Ausbildung
Nach erfolgreicher Abschlussprüfung stehen im öffentlichen Dienst attraktive Fortbildungspfade offen. Die wichtigste Aufstiegsfortbildung ist der zweijährige Verwaltungslehrgang II (Qualifizierung zum/zur Verwaltungsfachwirt/in). Damit erwerben Beschäftigte die Befähigung für Tätigkeiten der gehobenen Funktionsebene (Entgeltgruppen EG 9b bis EG 12 TVöD).
Praxisfragen (FAQ) zur Ausbildung
Wie lange dauert die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten?
Die reguläre Ausbildungsdauer beträgt drei Jahre. Bei entsprechenden schulischen Vorbildungsvoraussetzungen (Abitur/Fachhochschulreife) oder überdurchschnittlichen Noten in der Zwischenprüfung kann die Ausbildung auf 2,5 oder 2 Jahre verkürzt werden.
Wie schwer ist die Ausbildung wirklich?
Die Ausbildung gilt als anspruchsvoll, da neben kaufmännischen Grundlagen intensiv Verwaltungsrecht, Rechtsanwendung und juristische Gutachtentechnik erlernt werden müssen. Gutes Textverständnis und präzises Formulieren sind Grundvoraussetzungen.
Kann man die Ausbildung auch im Wege einer Umschulung absolvieren?
Ja. Umschulungen dauern in der Regel 24 Monate und richten sich an Erwachsene mit Erstausbildung oder Berufserfahrung. Sie werden von zertifizierten Bildungsträgern angeboten und können über Arbeitsagenturen gefördert werden.
Warum ist der Anteil weiblicher Auszubildender so hoch?
Der Beruf bietet eine hohe Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitmodelle, Teilzeitoptionen und sichere Beschäftigungsverhältnisse, weshalb er traditionell sehr stark von Frauen gewählt wird.
Welche Aufstiegsmöglichkeiten hat man nach der Ausbildung?
Mit dem Verwaltungslehrgang II (Verwaltungsfachwirt) kann man Sachgebietsleitungen übernehmen und in höhere Entgeltgruppen des TVöD aufsteigen. Auch ein anschließendes duales Studium ist möglich.
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