Voraussetzungen für Verwaltungsfachangestellte
Wer eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r beginnen möchte, muss bestimmte schulische Voraussetzungen erfüllen und sollte passende persönliche Eigenschaften für die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung mitbringen.
- Schulabschluss: Formal reicht oft der Hauptschulabschluss; in der Praxis stellen Behörden jedoch überwiegend Bewerber mit mittlerem Schulabschluss oder (Fach-)Abitur ein.
- Schlüsselkompetenzen: Sichere deutsche Rechtschreibung, gutes Text- und Zahlenverständnis, Genauigkeit sowie eine gefestigte demokratische Grundhaltung.
- Auswahlverfahren: In der Regel mehrstufig (Online-Bewerbung, schriftlicher Eignungstest/Einstellungstest und persönliches Vorstellungsgespräch).
- Alternative Einstiege: Auch über Umschulungen oder als Quereinsteiger mit Weiterbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt/in möglich.
Schulische Voraussetzungen für die Ausbildung im öffentlichen Dienst
Um einen Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellte/r zu erhalten, verlangen Bewerberauswahlverfahren in der Regel einen guten mittleren Schulabschluss, die Fachhochschulreife (Fachabitur) oder die allgemeine Hochschulreife (Abitur).
Die Bezeichnungen für den mittleren Bildungsabschluss unterscheiden sich je nach Bundesland:
- Mittlerer Schulabschluss (MSA): Bayern, Berlin, Bremen, Hamburg, Schleswig-Holstein
- Mittlerer Schulabschluss / Sekundarabschluss I - Fachoberschulreife: Nordrhein-Westfalen
- Mittlere Reife: Mecklenburg-Vorpommern
- Mittlere Reife bzw. Mittlerer Bildungsabschluss / Realschulabschluss: Baden-Württemberg
- Realschulabschluss: Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen
- Sekundarabschluss I – Realschulabschluss: Niedersachsen
- Fachoberschulreife / Realschulabschluss: Brandenburg
- Mittlerer Abschluss: Hessen
- Qualifizierter Sekundarabschluss I: Rheinland-Pfalz
- Mittlerer Bildungsabschluss: Saarland
(Stand: 2026)
Teilweise weisen Städte und Gemeinden in ihren Stellenausschreibungen formal lediglich den Hauptschulabschluss als Mindestvoraussetzung aus. In der Praxis liegen die realen Anforderungen jedoch meist höher, da regelmäßig deutlich mehr Bewerbungen als Ausbildungsplätze eingehen. Über die Hälfte aller Auszubildenden zu Verwaltungsfachangestellten verfügen mittlerweile über das Abitur oder Fachabitur.
Manche Kommunen nennen in ihren Ausschreibungen auch konkrete schulische Notenvorgaben, wie beispielsweise:
„Mindestens Realschulabschluss mit einem Gesamtdurchschnitt von 3,0 oder besser, darunter in den Fächern Deutsch, Mathematik und einer Fremdsprache jeweils mindestens die Note 3.“
Wichtige Eigenschaften im Beruf
Neben den schulischen Noten spielen persönliche Kompetenzen und Charaktereigenschaften bei der Eignungsfeststellung eine zentrale Rolle:
a) Wichtig / erforderlich
- Gutes Textverständnis und sichere Rechtschreibung, da Gesetze, Verordnungen und Richtlinien angewendet werden müssen.
- Gutes Zahlenverständnis (Haushaltswesen, Kassenführung, Gebührenberechnung).
- Interesse an digitaler Arbeit (E-Government, Fachsoftware, Online-Antragsbearbeitung).
- Sorgfalt, Genauigkeit und ausgeprägter Ordnungssinn.
- Konfliktfähigkeit, Kundenorientierung und Durchsetzungsvermögen im direkten Umgang mit Bürgern.
- Belastbarkeit und psychische Robustheit bei schwierigen Bürgerkontakten.
- Anpassungsfähigkeit an feste behördliche Hierarchien, Dienstwege und Abläufe.
- Gute Umgangsformen und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
- Demokratische Grundhaltung und Verfassungstreue.
b) Weniger wichtig / nicht zwingend erforderlich
- Kreativität und freie Fantasie (Arbeit verläuft streng im Rahmen geltender Gesetze).
- Forschergeist.
- Handwerkliches Geschick oder technisches Grundverständnis.
- Fremdsprachen (Amtssprache in Behörden ist grundsätzlich Deutsch).
In Großstadtverwaltungen oder Ballungsräumen kann es bei Publikumsverkehr im Bürgerbüro, Ausländeramt oder Sozialamt jedoch ein Vorteil sein, Fremdsprachen (z. B. Englisch, Arabisch, Türkisch oder Ukrainisch) zu beherrschen.
Die Bewerbung bei der Behörde
Bewerbungen erfolgen im öffentlichen Dienst heute fast ausnahmslos über Online-Bewerbungsportale. In der Regel einzureichen sind:
- Bewerbungsanschreiben / Motivationsschreiben
- Lückenloser tabellarischer Lebenslauf
- Die beiden letzten Schulzeugnisse (bzw. das Abschlusszeugnis)
- Nachweise über absolvierte Praktika oder ehrenamtliche Tätigkeiten
- Zeugnisse über bereits absolvierte Ausbildungen oder Studienzeiten (falls vorhanden)
- Amtliche Übersetzung bzw. Anerkennung ausländischer Zeugnisse
Praxisfragen (FAQ) zu den Voraussetzungen
Reicht ein Hauptschulabschluss für die Ausbildung aus?
Formal nennen manche Kommunen den Hauptschulabschluss als Mindestvoraussetzung. In der Praxis wählen die Auswahlkommissionen angesichts der Bewerberlage jedoch überwiegend Bewerberinnen und Bewerber mit Realschulabschluss oder Abitur aus.
Welche Noten braucht man als Verwaltungsfachangestellte/r?
Sehr wichtig sind gute Leistungen in Deutsch (Ausdrucksvermögen, Grammatik) und Mathematik (Grundrechenarten, Prozentrechnung). Viele Behörden setzen für die Einladung zum Eignungstest einen bestimmten Mindestnotendurchschnitt voraus.
Warum bewerben sich so viele Abiturienten auf diesen Beruf?
Der Beruf bietet eine Krisensicherheit, strukturierte Arbeitszeiten und gute Aufstiegsmöglichkeiten (z. B. über den Verwaltungslehrgang II), weshalb er auch für Abiturienten eine sehr begehrte Alternative zum Studium darstellt.
Gibt es Einstellungstests im Auswahlverfahren?
Ja. Fast alle öffentlichen Arbeitgeber nutzen schriftliche oder onlinebasierte Eignungstests (z. B. der DGA, der DGöV oder von der Gesellschaft für Arbeitsanalytik). Geprüft werden Deutschkenntnisse, mathematisches Logikdenken, Allgemeinwissen und Merkfähigkeit.
Sollte man mit Abitur lieber direkt studieren?
Wer Abitur oder Fachabitur besitzt, kann sich bei Behörden direkt für ein duales Studium im gehobenen Dienst (z. B. Bachelor of Laws, Public Management oder Dipl.-Verwaltungswirt/in) bewerben. Der entscheidende Unterschied: Studierende werden meist direkt als Beamte auf Widerruf eingestellt und schlagen damit die Beamtenlaufbahn ein. Die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten führt hingegen in das Tarifbeschäftigtenverhältnis (Angestellte nach TVöD/TV-L).
Können auch ehemaligen Soldaten der Bundeswehr Verwaltungsfachangestellte werden?
Ja. Soldaten auf Zeit (SaZ) können über den Berufsförderungsdienst (BFD) sowie mit einem Eingliederungs- oder Zulassungsschein (E-/Z-Schein) auf vorbehaltene Stellen im öffentlichen Dienst vermittelt werden.
Ist auch ein Quereinstieg ohne klassische Erstausbildung möglich?
Ja. Neben der regulären Ausbildung gibt es Umschulungen und direkte Quereinstiegsmöglichkeiten auf Sachbearbeiterstellen. Ein Quereinstieg ersetzt jedoch nicht automatisch die Berufsbezeichnung. Ausführliche Informationen unter Quereinstieg Verwaltungsfachangestellte.
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