Voraussetzungen für Verwaltungsfachangestellte

Wer eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r beginnen möchte, muss bestimmte schulische Voraussetzungen erfüllen und sollte passende Eigenschaften für die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung mitbringen.

Schulische Voraussetzungen für die Ausbildung im öffentlichen Dienst

Um einen Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellte/r zu erhalten, brauchen Bewerber in der Regel einen guten mittleren Schulabschluss, die Fachhochschulreife (Fachabitur) oder die Hochschulreife (Abitur).

Die Bezeichnungen für den mittleren Abschluss sind in den Bundesländern unterschiedlich:

• Mittlerer Schulabschluss (MSA): Bayern, Berlin, Bremen, Hamburg, Schleswig-Holstein
• Mittlerer Schulabschluss / Sekundarabschluss I - Fachoberschulreife: Nordrhein-Westfalen
• Mittlere Reife: Mecklenburg-Vorpommern
• Mittlere Reife bzw. Mittlerer Bildungsabschluss / Realschulabschluss: Baden-Württemberg
• Realschulabschluss: Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen
• Sekundarabschluss I – Realschulabschluss: Niedersachsen
• Fachoberschulreife / Realschulabschluss: Brandenburg
• Mittlerer Abschluss: Hessen
• Qualifizierter Sekundarabschluss I: Rheinland-Pfalz
• Mittlerer Bildungsabschluss: Saarland

(Wikipedia, Stand 10/2020)

Teilweise weisen Städte formal lediglich einen Hauptschulabschluss als Voraussetzung aus. In der Praxis sind die Anforderungen jedoch oft höher, weil häufig mehr Bewerbungen als Ausbildungsplätze vorliegen. Rund 60 % der Auszubildenden zu Verwaltungsfachangestellten hatten im Jahr 2021 sogar das Abitur bzw. Fachabitur.

Einige Kommunen machen in Stellenanzeigen auch konkrete Notenvorgaben, zum Beispiel: „Mindestens Realschulabschluss mit einem Gesamtdurchschnitt von 3,0 oder besser, darunter in Deutsch, Mathematik und einer Fremdsprache jeweils Note 3 oder besser.“

Wichtige Eigenschaften im Beruf

Welche Fähigkeiten und Stärken benötigt man als Verwaltungsfachangestellte/r?

a) Wichtig / erforderlich

• Gutes Textverständnis und sichere Rechtschreibung, da Gesetze und Vorschriften angewendet werden
• Gutes Zahlenverständnis (Gebühren, Einzahlungen, Haushaltswesen)
• Interesse an Computerarbeit (Digitalisierung, E-Government)
• Sorgfalt, Genauigkeit und Ordnungssinn
• Konfliktfähigkeit und Durchsetzungsvermögen im Umgang mit Bürgern
• Belastbarkeit und Robustheit
• Anpassungsfähigkeit (feste Hierarchien und Abläufe)
• Gute Umgangsformen
• Demokratische Grundhaltung

b) Weniger wichtig / nicht erforderlich

• Kreativität und Fantasie
• Forschergeist
• Kontaktfreudigkeit
• Handwerkliches Geschick
• Technisches Verständnis
• Fremdsprachen (Amtssprache ist Deutsch)

In Großstädten wie Berlin, Köln oder Frankfurt kann es von Vorteil sein, eine Fremdsprache (z.B. Englisch, Arabisch, Türkisch oder Russisch) zu beherrschen.

Die Bewerbung

In der Regel sind folgende Unterlagen bei der Behörde online einzureichen:

• Bewerbungsanschreiben
• Lückenloser tabellarischer Lebenslauf
• Die beiden letzten Schulzeugnisse
• Abschlusszeugnis (falls vorhanden)
• Nachweise über Praktika (falls vorhanden)
• Zeugnisse über Studium oder Ausbildung (falls vorhanden)
• Übersetzung bzw. Anerkennung ausländischer Zeugnisse

Praxisfragen (FAQ)

Reicht ein Hauptschulabschluss für die Ausbildung?
Formal nennen manche Kommunen einen Hauptschulabschluss. In der Praxis werden jedoch häufig Bewerber mit Realschulabschluss oder Abitur ausgewählt.

Welche Noten braucht man als Verwaltungsfachangestellte/r?
Viele Behörden erwarten gute Leistungen in Deutsch und Mathematik. Teilweise werden Mindestdurchschnitte oder bestimmte Noten gefordert.

Warum haben so viele Bewerber Abitur?
Der Beruf gilt als sicher und attraktiv. Deshalb bewerben sich viele Schulabgänger mit (Fach-)Abitur, was den Wettbewerb erhöht.

Gibt es Einstellungstests?
Ja. Häufig werden Eignungstests zu Sprachverständnis, Logik oder Allgemeinwissen durchgeführt, gefolgt von Vorstellungsgesprächen.

Sollte man mit Abitur lieber studieren?
Teilweise empfehlen Behörden Bewerbern mit Abitur ein duales Studium (z.B. Bachelor of Laws / Public Management).

Können auch Soldaten Verwaltungsfachangestellte werden?
Ja. Mit einem Eingliederungs- oder Zulassungsschein (E-/Z-Schein) sind Bewerbungen auf bestimmte Stellen möglich.

Ist auch ein Quereinstieg möglich?
Ja. Neben der Ausbildung gibt es auch Umschulungen und Quereinstiegsmöglichkeiten. Ein Quereinstieg ersetzt jedoch nicht automatisch den Berufsabschluss als Verwaltungsfachangestellte/r. Mehr dazu: Quereinstieg Verwaltungsfachangestellte.

Weitere Informationen

• Verwaltungsfachangestellte Ausbildung
• Verwaltungsfachangestellte Gehalt
• Verwaltungsfachangestellte Aufgaben
• Einstiegsgehalt Verwaltungsfachangestellte
• Ausbildungs- und Studiengänge im öffentlichen Dienst

Forum Ausbildung Verwaltungsfachangestellte

In unserem Forum können Sie kostenlos Fragen stellen und sich austauschen: