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Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten

Verwaltungsfachangestellte (VFA) gehören zu den wichtigsten Berufsgruppen in der öffentlichen Verwaltung. Sie übernehmen typische Sachbearbeitungsaufgaben in Behörden, Ämtern, Zweckverbänden und kommunalen Einrichtungen.

Das Berufsfeld Verwaltungsfachangestellte auf einen Blick:
  • Kernaufgabe: Rechtsanwendung (Gesetze, Verordnungen, Satzungen) und Erstellung von Verwaltungsakten (Bescheiden).
  • Arbeitsort: Überwiegend Büroarbeitsplätze im Innendienst, zunehmend auch im Homeoffice.
  • Einsatzbereiche: Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen, Kirchen, Kammern sowie kommunale Eigenbetriebe.
  • Entwicklung: Aufstiegsmöglichkeiten bis in höhere Entgeltgruppen nach dem TVöD, oft in Kombination mit dem Verwaltungslehrgang II (Verwaltungsfachwirt).

Welche Aufgaben haben Verwaltungsfachangestellte?

Verwaltungsfachangestellte erledigen alle anfallenden Verwaltungsaufgaben in einer öffentlichen Behörde. Dabei handelt es sich in der Regel um Sachbearbeiter-Aufgaben mittlerer Schwierigkeit.

Die konkreten Tätigkeiten unterscheiden sich jedoch stark, weil Verwaltungsfachangestellte in sehr unterschiedlichen Ämtern und Verwaltungszweigen eingesetzt werden. Dazu zählen:

Bei fast allen Aufgaben müssen Verwaltungsfachangestellte Rechtsvorschriften anwenden – also Gesetze, Verordnungen, kommunale Satzungen und interne Verwaltungsvorschriften.

Ein typisches Beispiel ist die Bearbeitung von Anträgen auf Sozialleistungen oder Genehmigungen:

Verwaltungsfachangestellte arbeiten überwiegend an modern ausgestatteten Büroarbeitsplätzen und nutzen fachspezifische Software sowie Standardprogramme für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Kommunikation. Durch die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung (E-Akte, Online-Dienste) werden viele Aufgaben zunehmend auch im Homeoffice durchgeführt.

Die Arbeitszeiten liegen meist in klassischen Bürozeiten, häufig geregelt durch flexible Gleitzeitmodelle.

Verwaltungsfachangestellte in der Kommunalverwaltung

Der Großteil der Verwaltungsfachangestellten arbeitet in kommunalen Ämtern und Behörden. Die Einsatzmöglichkeiten sind extrem vielfältig:

  • Ausländeramt, Ausländerbehörde
  • Bauamt / Planungsamt
  • Bibliothek / Musikschule / Volkshochschule
  • Bürgerbüro / Bürgeramt
  • Büro des Bürgermeisters / der Bürgermeisterin
  • Facility Management / Liegenschaftsverwaltung
  • Feuerwehr / Rettungsdienst
  • Finanzbuchhaltung / Kasse / Kämmerei
  • Gewerbeamt / Ordnungsamt / Standesamt
  • Grünflächenamt
  • Hauptamt / Beschaffung / IT / Rechtsamt
  • Jobcenter
  • Jugendamt / Sozialamt / Wohngeldstelle
  • Gesundheitsamt
  • Kulturamt / Kulturbüro
  • Personalamt / Personalservice
  • Pressestelle / Presseamt
  • Schulen / Schulamt / Schulservice
  • Sportamt
  • Steueramt
  • Straßenverkehrsamt / Zulassungsstelle
  • Touristik / Stadtmarketing
  • Umweltbüro / Umweltamt
  • Vermessungsamt / Katasteramt
  • Wirtschaftsförderung

Verwaltungsfachangestellte in kommunalen Betrieben

Neben der klassischen Kernverwaltung arbeiten Verwaltungsfachangestellte auch in kaufmännischen und organisatorischen Funktionen kommunaler Unternehmen:

  • Abfallbetrieb / Abfallwirtschaft
  • Bäderbetriebe
  • Bauhof / Baubetriebshof
  • Entsorgungsbetrieb / Stadtentwässerung / Kläranlage
  • Klinikum / Krankenhaus (öffentlicher Dienst)
  • Museum / Orchester
  • Stadtreinigung
  • Stadtwerke / Gemeindewerke / Kreiswerke
  • Verkehrsbetrieb
  • Wohnungsbaugesellschaften
  • Zoologische Gärten

Beispielhafte Tätigkeiten

  • Ausstellen von Personalausweisen, Reisepässen und Meldebescheinigungen.
  • Bearbeitung von Wohngeld-, BAföG- und Sozialleistungsanträgen.
  • Vergabe von Kita-Plätzen und Betreuung von Elternanfragen.
  • Erstellung rechtssicherer Bescheide und Verwaltungsakte.
  • Protokollführung für Ausschüsse, Ratsgremien und Bürgerversammlungen.
  • Festsetzung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten (Bußgelder).
  • Prüfung und Rückforderung überzahlter Leistungen.
  • Gebührenabrechnung (z. B. Friedhofs-, Abfall- oder Abwassergebühren).
  • Ausschreibung und Vergabe von öffentlichen Bau- und Dienstleistungsaufträgen.
  • Wahlorganisation, Erfassung von Wählerverzeichnissen und Versand von Briefwahlunterlagen.
  • Bearbeitung von Gewerbeanmeldungen, -ummeldungen und -abmeldungen.
  • Mitarbeit im Personalwesen (z. B. Entgeltabrechnung, Personalaktenführung, Einstellungen).
  • Bearbeitung von Unterbringungssachen nach den Landeshilfegesetzen.
  • Kosten- und Leistungsrechnung sowie Kalkulationen für den Baubetriebshof.

Karriere und Entwicklungsmöglichkeiten

Im Laufe der Berufslaufbahn können Verwaltungsfachangestellte anspruchsvollere Aufgaben übernehmen und in höhere Entgeltgruppen des TVöD aufsteigen.

Für den Aufstieg in Funktionen des gehobenen Dienstes ist häufig der erfolgreiche Abschluss des Verwaltungslehrgangs II (Qualifizierung zum Verwaltungsfachwirt) erforderlich.

Praxisfragen (FAQ) zu den Aufgaben

Warum sind Verwaltungsfachangestellte so wichtig für die öffentliche Verwaltung?

Sie bilden das Rückgrat der Behörden. Sie sorgen dafür, dass Anträge rechtssicher bearbeitet, Bescheide korrekt erstellt und Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger zuverlässig abgewickelt werden.

Arbeiten Verwaltungsfachangestellte immer im Rathaus?

Nein. Sie arbeiten zwar häufig in Stadt- oder Kreisverwaltungen, aber ebenso in Jobcentern, Schulen, Bürgerämtern, Universitäten oder kommunalen Betrieben.

Müssen Verwaltungsfachangestellte viele Gesetze kennen?

Ja. Ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit besteht darin, einschlägige Rechtsvorschriften korrekt auszulegen, auf den Einzelfall anzuwenden und Bescheide zu begründen.

Welche Aufgaben sind typisch im Bürgerbüro?

Typische Aufgaben sind das Ausstellen von Ausweisdokumenten, das Bearbeiten von An- und Ummeldungen, die Ausstellung von Führungszeugnissen sowie die Auskunftserteilung an Bürger.

Gibt es Homeoffice für Verwaltungsfachangestellte?

Ja, in vielen Bereichen. Da immer mehr Behördenakten digital geführt werden, bieten viele Arbeitgeber im öffentlichen Dienst flexible Homeoffice-Modelle an.

Was unterscheidet Verwaltungsfachangestellte von Verwaltungsbeamten?

Verwaltungsfachangestellte sind Tarifbeschäftigte, deren Arbeitsverhältnis durch den Arbeitsvertrag und Tarifverträge (TVöD / TV-L) geregelt wird. Verwaltungsbeamte stehen hingegen in einem öffentlich-rechtlichen Dienst- und Treueverhältnis und werden nach Besoldungsrecht bezahlt.

Welche Weiterbildungen sind im Beruf möglich?

Sehr beliebt ist der Verwaltungslehrgang II (VL II) , der die Qualifikation zum Verwaltungsfachwirt vermittelt und den Zugang zu höherwertigen Stellen ermöglicht.

Unterscheiden sich die Aufgaben je nach Größe der Kommune?

Ja, deutlich:

  • Kleine Kommunen: Verwaltungsfachangestellte arbeiten oft als Generalisten und decken mehrere Sachgebiete gleichzeitig ab (z. B. Passamt, Gewerbe und Standesamt).
  • Großstädte & Landkreise: Hier arbeiten Beschäftigte meist stark spezialisiert in einer einzelnen Fachabteilung (z. B. ausschließlich Wohngeld oder Ausländerrecht). Diese Spezialisierung bringt oft Vorteile bei der Eingruppierung nach TVöD.

Ist der Beruf Verwaltungsfachangestellte überwiegend weiblich besetzt?

Statistisch gesehen ja. Der Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r ist statistisch überwiegend weiblich besetzt; der Frauenanteil unter den Auszubildenden liegt bei etwa drei Vierteln.

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