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Die Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten

Symbolbild:

Welche Aufgaben haben Verwaltungsfachangestellte?
Verwaltungsfachangestellte (VFA) erledigen alle anfallenden Verwaltungsaufgaben in einer öffentlichen Verwaltung. Dabei handelt es sich in der Regel um Sachbearbeiter-Aufgaben mittlerer Schwierigkeit.

Im Detail unterscheiden sich die fachlichen Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten erheblich, da Verwaltungsfachangestellte in verschiedenen öffentlichen Ämtern und Einrichtungen eingesetzt werden. Dazu zählen staatliche Behörden wie die Bundesverwaltung, Landesverwaltung und die Kommunalverwaltung (Landkreis, Stadt, Gemeinde). Auch die Kirchen und die Industrie- und Handelskammern beschäftigen Verwaltungsfachangestellte.

Bei den meisten Aufgaben müssen Verwaltungsfachangestellte Rechtsvorschriften anwenden, das heißt Gesetze, Verordnungen, Satzungen und Verwaltungsvorschriften. Beispiel: Bearbeitung von Anträgen auf Arbeitslosengeld II nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) 2. Man unterscheidet zwischen Verwaltungsfachangestellte haben Büro-Arbeitsplätze und verbringen einen großen Teil der Arbeitszeit am Computer. Dabei nutzen sie in der Regel spezielle Fachanwendungen für die jeweilige Aufgabe (z.B. Programm zur Friedhofsverwaltung). Ferner verwenden Verwaltungsfachangestellte zumeist die Büro-Software Word, Excel und Outlook. Bei einigen Aufgaben wie z.B. im Ordnungsamt fallen auch Tätigkeiten im Außendienst an.

Durch die Digitalisierung der Verwaltung nimmt der Außendienst jedoch ab. Auch Kontakte mit Bürgern und Kollegen erfolgen zunehmend digital, sei es durch E-Mails oder entsprechende Funktionen der Software. Aus diesem Grund können viele Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten grundsätzlich auch im Home-Office erledigt werden, das jedoch nicht von allen Arbeitgebern ermöglicht wird.

Die Arbeitszeiten liegen zumeist in den klassischen Büro-Arbeitszeiten (ca. 8 - 16:00 Uhr), wobei in den Behörden in der Regel auch Gleitzeit besteht (ca. 7 - 18:00 Uhr).

Je größer die Verwaltung ist, desto spezieller sind die Aufgaben eines Verwaltungsfachangestellten. In Großstädten wie Berlin, Hamburg oder München sind Verwaltungsfachangestellte auf einen kleinen Aufgabenbereich spezialisiert. Sie sind Experten mit großem Wissen für ihre eng umrissenen Aufgaben. Hier gibt es dutzende verschiedene Ämter und Einrichtungen, in denen Verwaltungsfachangestellte beschäftigt sind. Beispiele: Ferner werden Verwaltungsfachangestellte zum Teil auch in kommunalen Unternehmen eingesetzt. Beispiele: Die Auswahl der Stelle liegt ausschließlich im Organisationsermessen des Arbeitgebers. In einigen Behörden ist es verbreitet, Verwaltungsfachangestellte häufig zwischen den Ämtern umzusetzen, was teilweise als "Herumschubsen" empfunden wird.

In kleinen und mittelgroßen Städten und Gemeinden werden die Verwaltungsaufgaben auf wenige Ämter verteilt (z.B. "Amt für Ordnung und Soziales"). In diesen Ämtern im Rathaus nehmen die einzelnen Verwaltungsfachangestellten zahlreiche unterschiedliche Aufgaben wahr. Zum Beispiel kann eine Verwaltungsfachangestellte gleichzeitig für das Meldewesen, die Gewerbeanmeldung und die Gewährung von Sozialleistungen zuständig sein. Dieses breite Aufgabenspektrum kann einerseits interessant sein, bedeutet andererseits aber auch eine hohe fachliche Belastung. Verwaltungsfachangestellte in kleinen Kommunen müssen in der Lage sein, sich schnell in unterschiedliche Rechts- und Fachgebiete einzuarbeiten und die Aufgaben gleichzeitig zweckmäßig und rechtmäßig zu erledigen.

Beispielhafte konkrete Tätigkeiten: Der Beruf Verwaltungsfachangestellte/r wird mehrheitlich von Frauen ausgeübt. Über 70 % der rund 20.000 Auszubildenden zu Verwaltungsfachangestellten waren im Jahr 2019 weiblich. Auch die Frauenförderung in den Behörden spielt dabei eine Rolle. Die Attraktivität des Berufes für Männer hat in den letzten Jahren fortlaufend abgenommen.

Im Zuge der Karriere können auch schwierige Aufgaben und Leitungsfunktionen mit höheren Entgeltgruppen übertragen werden. Dazu ist in der Regel erforderlich, die Fortbildung Verwaltungslehrgang 2 zum "Verwaltungsfachwirt" erfolgreich abzuschließen. Diese wird zum Teil auch Angestelltenlehrgang 2 oder Beschäftigtenlehrgang 2 genannt.

Weitere Informationen für Verwaltungsfachangestellte: In unseren Foren öffentlicher Dienst können Sie sich kostenlos mit Auszubildenden und Fachleuten aus der öffentlichen Verwaltung austauschen. Zur Ausbildung und Umschulung von Verwaltungsfachangestellten steht ein spezielles Forum zur Verfügung:

Zum Forum Verwaltungsfachangestellte


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