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Erstattung von Reisekosten für Dienstreisen nach TVöD

Beschäftigte im öffentlichen Dienst nach dem TVöD müssen häufig dienstlich reisen – etwa zu Fortbildungen, Besprechungen oder Außenterminen. Dabei gelten bestimmte Regeln zu Verpflegungspauschalen, Spesen, Übernachtungskosten und weiteren Aspekten der Kostenerstattung.

Die Details finden sich in § 23 TVöD. Je nach Bereich des TVöD gelten unterschiedliche Regelungen zur Reisekostenerstattung. Während einige öffentliche Arbeitgeber die für Beamte geltenden Reisekostenvorschriften anwenden, richten sich die Reisekosten bei anderen Arbeitgebern nach eigenen Grundsätzen.

Reisekosten nach dem TVöD – Das Wichtigste in Kürze

  • Reisekosten werden grundsätzlich nur bei genehmigten Dienstreisen erstattet.
  • Maßgeblich sind § 23 TVöD und die beim Arbeitgeber geltenden Reisekostenregelungen.
  • Erstattet werden häufig Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und Nebenkosten.
  • Für viele Arbeitgeber gelten die Reisekostenvorschriften für Beamte entsprechend.
  • Reisezeiten sind nicht automatisch Arbeitszeit.

Wann besteht Anspruch auf Reisekostenerstattung?

Voraussetzung für die Erstattung von Reisekosten ist, dass es sich um eine Dienstreise handelt. Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Sie müssen in der Regel von der zuständigen Behörde (i.d.R. vom Vorgesetzten) vorab angeordnet oder genehmigt werden. Beispiele:

Welche Reisekosten werden erstattet?

Zu den erstattungsfähigen Reisekosten gehören regelmäßig Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und notwendige Nebenkosten. Welche Leistungen im Einzelnen übernommen werden, richtet sich nach den beim Arbeitgeber geltenden Reisekostenregelungen.

Siehe hierzu auch unseren Reisekostenrechner öffentlicher Dienst

Reisezeit und Arbeitszeit

Ein häufiger Streitpunkt bei Dienstreisen ist die Frage, ob und in welchem Umfang Reisezeiten als Arbeitszeit anerkannt werden. Die tariflichen Regelungen hierzu sind nicht immer eindeutig.


Reisezeiten sind im TVöD nicht generell automatisch Arbeitszeit und daher oft Anlass für Unzufriedenheit bei den Beschäftigten. Ob Reisezeit als Arbeitszeit anerkannt wird, richtet sich nach der konkreten Dienstanordnung, der tatsächlichen Tätigkeit während der Reise, einschlägiger Rechtsprechung und den lokalen Dienstvereinbarungen.

Rechtslage

  • Der TVöD selbst enthält keine allgemeine Vorschrift, die alle Reisezeiten als Arbeitszeit definiert.
  • Rechtliche Einordnung erfolgt anhand: ArbZG, arbeitsgerichtlicher Rechtsprechung (BAG) sowie interner Regelungen (Dienstvereinbarung / Dienstanweisung).

Wann Reisezeit typischerweise als Arbeitszeit gilt

  • Wenn während der Reise tatsächliche Dienstleistungen erbracht werden (z. B. Aktenbearbeitung, Teilnahme an Online-Sitzungen).
  • Wenn die Reise innerhalb der regulären Arbeitszeit liegt.
  • Wenn der Arbeitgeber eine bestimmte Form des Reisens verbindlich anordnet (z. B. eigenverantwortliche Selbstfahrt).

Wann sie häufig nicht als Arbeitszeit gilt

  • Reine Passivzeiten (z. B. Mitfahrt im Zug ohne Vorgaben und ohne Arbeitsleistung) können nicht oder nur teilweise angerechnet werden.
  • Private Verlängerungen der Reise sind nicht dienstlich und somit keine Arbeitszeit.

Übliche Ausgleichsformen

  • Freizeitausgleich (Stunden-/Tagegutschrift)
  • Überstundenvergütung (sofern tariflich/vertraglich vorgesehen)
  • Festgelegte Mindestanrechnungen an Reisetagen in Dienstvereinbarungen

Praxis-Tipp: Prüfen Sie die Dienstvereinbarung oder Dienstanweisung Ihrer Dienststelle und dokumentieren Sie Reisezeiten (Datum, Uhrzeiten, konkrete Arbeitsanteile). Bei Unklarheiten sprechen Sie die Personalstelle oder den Personalrat an oder stellen Sie eine Frage hier im Forum.

Tarifliche Regelungen nach § 23 TVöD

Die tariflichen Regelungen zur Reisekostenerstattung unterscheiden sich je nach Bereich des TVöD:

Auszug aus § 23 im TVöD-V (Verwaltung):
(3.1) Für die Erstattung von Reise- und Umzugskosten sowie Trennungsgeld finden die für die Beamtinnen und Beamten jeweils geltenden Bestimmungen entsprechende Anwendung. Soweit Einrichtungen in privater Rechtsform oder andere Arbeitgeber nach eigenen Grundsätzen verfahren, sind diese abweichend von Satz 1 maßgebend.

Auszug aus § 23 im TVöD-B (Pflege und Betreuung), TVöD-K (Krankenhäuser), TVöD-E (Entsorgung):
(4) Die Erstattung von Reise- und ggf. Umzugskosten richtet sich nach den beim Arbeitgeber geltenden Grundsätzen. Für Arbeitgeber, die öffentlichem Haushaltsrecht unterliegen, finden, wenn diese nicht nach eigenen Grundsätzen verfahren, die für Beamtinnen und Beamte geltenden Bestimmungen Anwendung.

Auszug aus § 23 im TVöD-S (Sparkassen), TVöD-F (Flughäfen):
(3.1) Die Erstattung von Reise- und Umzugskosten richtet sich nach den beim Arbeit­geber geltenden Grundsätzen.

(Fassungen: Änderungsvereinbarung Nr. 16-18 vom 1. Oktober 2024)

Häufige Fragen zu Reisekosten im TVöD

Muss eine Dienstreise vorher genehmigt werden?

In der Regel ja. Ein Anspruch auf Reisekostenerstattung besteht grundsätzlich nur für dienstlich veranlasste Reisen. Daher müssen Dienstreisen üblicherweise vor Reiseantritt vom Arbeitgeber oder der zuständigen Führungskraft angeordnet oder genehmigt werden.

Wer ohne Genehmigung reist, riskiert, dass Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungspauschalen nicht erstattet werden. Bei Unsicherheiten sollten Beschäftigte die Genehmigung der Dienstreise vorab schriftlich einholen.

Welche Reisekosten werden erstattet?

Je nach den beim Arbeitgeber geltenden Reisekostenregelungen können unter anderem Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten sowie notwendige Nebenkosten erstattet werden.

Sind Reisezeiten automatisch Arbeitszeit?

Nein. Reisezeiten gelten nicht automatisch als Arbeitszeit. Die Anrechnung hängt von den tariflichen Regelungen, der konkreten Dienstreise, der Art der Tätigkeit während der Reise sowie möglichen Dienstvereinbarungen ab.

Werden Fahrten mit dem privaten Pkw erstattet?

Wird die Nutzung des privaten Fahrzeugs für eine Dienstreise zugelassen oder angeordnet, kann eine Wegstreckenentschädigung beziehungsweise Kilometerpauschale gezahlt werden. Die Höhe richtet sich nach den jeweils geltenden Reisekostenvorschriften.

Gibt es Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen?

Ja. Bei Dienstreisen können unter bestimmten Voraussetzungen Verpflegungspauschalen gezahlt werden. Maßgeblich sind die jeweils geltenden steuer- und reisekostenrechtlichen Vorschriften.

Müssen Reisekosten beantragt werden?

Ja. Reisekosten werden in der Regel nicht automatisch ausgezahlt. Beschäftigte müssen die entstandenen Kosten innerhalb der geltenden Fristen bei ihrem Arbeitgeber abrechnen und die erforderlichen Nachweise vorlegen.

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