Dienstpläne in Kitas – Varianten, Rechte und häufige Streitpunkte

Wie ein Dienstplan in einer Kita gestaltet wird, ist kein reines Organisationsthema – es betrifft die Arbeitsbelastung, Planbarkeit und Fairness für das gesamte Team. Besonders im kommunalen Bereich nach dem TVöD SuE gibt es feste Regeln, aber auch Spielräume, die jede Einrichtung unterschiedlich nutzt. Diese Seite erklärt, welche Varianten von Dienstplänen üblich sind, wo es häufig zu Diskussionen kommt und was Erzieherinnen und Erzieher wissen sollten.

Was ein Dienstplan in der Kita enthalten muss

Ein korrekter Dienstplan legt fest, wann und in welchem Umfang Mitarbeitende eingesetzt werden. Dabei müssen die gesetzlichen und tariflichen Vorgaben beachtet werden. Dazu gehören:

• die wöchentliche Arbeitszeit nach TVöD,
• Pausen und Ruhezeiten nach Arbeitszeitgesetz,
• Verfügungs- und Vorbereitungszeiten,
• regelmäßige oder wechselnde Dienste,
• klar erkennbare Beginn- und Endzeiten des Arbeitstags.

Grundlage bildet der § 6 TVöD (Arbeitszeit), der festlegt, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen durch Dienstvereinbarung oder Anordnung bestimmt werden können. Viele Kommunen regeln das durch eigene Dienstvereinbarungen.

Varianten der Dienstplangestaltung in Kitas

Je nach Träger, Öffnungszeiten und Teamgröße unterscheiden sich die Planungsmodelle deutlich. Im kommunalen Bereich sind vor allem folgende Varianten verbreitet:

• Wochen- oder Monatspläne: Manche Einrichtungen planen wöchentlich, andere veröffentlichen Monatspläne, die vorher abgestimmt werden.
• Feste oder wechselnde Dienste: In kleineren Teams sind feste Früh- oder Spätdienste üblich, in größeren Kitas wird rotiert.
• Teilzeitmodelle: Unterschiedliche Wochenstunden führen zu individuellen Diensten, die mit der Öffnungszeit abgestimmt werden müssen.
• Block- und Seriendienste: Wiederkehrende Rhythmen (z. B. Früh–Früh–Spät–Spät) schaffen Konstanz im Alltag.
• Vorbereitungszeiten integriert: Planungs- und Dokumentationszeiten sind entweder im Dienstplan eingetragen oder außerhalb der Betreuungszeit vorgesehen.
• Pausen sichtbar ausgewiesen: In modernen Plänen sind Ruhezeiten und Pausen klar erkennbar – wichtig für Nachweise und Kontrolle.
• Vertretungspläne: Krankheitsfälle, Fortbildungen oder Urlaube werden über interne Vertretungslisten oder digitale Systeme geregelt.
• Feiertage und Schließzeiten: Diese werden meist vorab im Jahresplan berücksichtigt und auf die Wochenarbeitszeit angerechnet.
• Bekanntgabe-Fristen: Dienstpläne müssen rechtzeitig veröffentlicht werden. In manchen Kommunen ist eine Vorlaufzeit von mindestens 5 Tagen vorgeschrieben.

Häufige Streitpunkte bei Dienstplänen in Kitas

Typische Konfliktfelder sind:

• Überstunden und Mehrarbeit: Häufig werden Stunden nicht korrekt erfasst oder nur teilweise ausgeglichen.
• Kurzfristige Änderungen: Wenn Pläne zu spät bekanntgegeben oder kurzfristig geändert werden, führt das zu Frust.
• Ungleiche Verteilung von Diensten: Früh- und Spätdienste werden oft als unfair empfunden, besonders bei Teilzeitkräften.
• Fehlende Vorbereitungszeit: Viele Erzieherinnen berichten, dass Planungs- und Dokuzeiten nicht eingeplant oder nicht bezahlt werden.
• Vertretung bei Krankheit: Spontane Einsätze oder verlängerte Arbeitszeiten ohne Absprache führen regelmäßig zu Diskussionen.
• Pausenregelung: In Stoßzeiten bleibt kaum Gelegenheit für die vorgesehene Ruhepause – was rechtlich problematisch ist.

Beispiel für eine kommunale Regelung

Ein gutes Beispiel für klare und faire Regeln findet sich in der Dienstvereinbarung über die Erbringung der Arbeitszeit im Rahmen eines Dienstplanes bei KiTa Bremen (DV-AZ, Stand 20.12.2023). Daraus geht hervor:

„Die Dienstpläne sind spätestens fünf Arbeitstage vor Beginn des jeweiligen Gültigkeitszeitraumes bekanntzugeben.“

„Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen werden im Dienstplan ausgewiesen.“

„Verfügungszeiten für Vor- und Nachbereitung, Elternarbeit sowie Dokumentation sind Bestandteil der Arbeitszeit und im Dienstplan zu berücksichtigen.“

„Bei kurzfristigen Änderungen des Dienstplanes sind die Beschäftigten unverzüglich zu informieren. Änderungen dürfen nur aus dringenden betrieblichen Gründen erfolgen.“

Quelle: Dienstvereinbarung KiTa Bremen, veröffentlicht auf kita.bremen.de

Diese Formulierungen zeigen, wie Kommunen im Rahmen des TVöD durch Dienstvereinbarungen konkrete und transparente Regeln schaffen können. Andere Städte nutzen ähnliche Vorgaben, um Planungssicherheit für Erzieherinnen und Erzieher zu gewährleisten.

Tipps für eine faire Dienstplangestaltung

• Pläne rechtzeitig veröffentlichen und Änderungen früh ankündigen.
• Verfügungszeiten und Teamzeiten fest einplanen.
• Teilzeitkräfte gleichberechtigt berücksichtigen.
• Transparente Absprachen zu Überstunden und Vertretungen treffen.
• Digitale Dienstplantools nutzen, um Übersicht zu schaffen.

Fragen und Antworten (FAQ)

Wie früh muss ein Dienstplan bekanntgegeben werden?

Der TVöD schreibt keine feste Frist vor, viele Kommunen regeln dies in Dienstvereinbarungen. Üblich ist ein Aushang 5 bis 14 Tage im Voraus.

Was passiert bei kurzfristigen Änderungen?

Spontane Änderungen dürfen nur aus dringenden betrieblichen Gründen erfolgen. Mitarbeitende müssen grundsätzlich zustimmen, wenn sich der Plan kurzfristig verschiebt.

Wie werden Überstunden behandelt?

Überstunden müssen angeordnet oder genehmigt sein, um vergütet oder mit Freizeit ausgeglichen zu werden. Der Nachweis erfolgt über Zeiterfassung oder den Dienstplan selbst.

Sind Pausen Pflicht?

Ja. Nach dem Arbeitszeitgesetz ist bei mehr als sechs Stunden Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten Pflicht. Diese muss auch im Dienstplan berücksichtigt werden.

Wie werden Vorbereitungszeiten geregelt?

Viele Kommunen weisen wöchentliche oder tägliche Verfügungszeiten aus, meist 2 bis 5 Stunden pro Woche. Diese Zeiten sind Teil der Arbeitszeit und müssen planbar sein.

Fazit

Ein gerechter und transparenter Dienstplan ist die Grundlage für zufriedene Teams und eine gute Arbeitsatmosphäre in der Kita. Der TVöD bietet klare Rahmenbedingungen, doch die konkrete Ausgestaltung erfolgt durch lokale Dienstvereinbarungen und Absprachen. Wer seine Rechte kennt, kann aktiv zu einem fairen Plan beitragen.

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