BEM-Protokoll und Personalakte im öffentlichen Dienst

Im Rahmen eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) werden häufig Gesprächsprotokolle erstellt. Viele Beschäftigte fragen sich: Darf dieses Protokoll in die Personalakte aufgenommen werden?

Gerade weil es beim BEM um Gesundheitsfragen geht, ist der Umgang mit Daten besonders sensibel.

Grundlagen zum Verfahren: BEM im öffentlichen Dienst – Überblick

Trennung von Personalakte und BEM-Akte

Das BEM ist ein eigenständiges Verfahren. Die dabei erhobenen Daten unterliegen besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Nach der Rechtsprechung und datenschutzrechtlichen Grundsätzen gilt: BEM-Unterlagen dürfen grundsätzlich nicht ohne Einwilligung in die Personalakte aufgenommen werden.

Üblich ist eine getrennte „BEM-Akte“, die besonders geschützt aufbewahrt wird.

Welche Daten dürfen gespeichert werden?

Gesundheitsdaten zählen zu den besonders sensiblen personenbezogenen Daten (Art. 9 DSGVO).

Es dürfen nur solche Informationen erhoben und gespeichert werden, die für das Verfahren erforderlich sind.

In der Praxis bedeutet das:

• Keine Speicherung konkreter Diagnosen ohne ausdrückliche Einwilligung
• Dokumentation von Maßnahmen (z. B. Arbeitszeitreduzierung)
• Festhalten organisatorischer Vereinbarungen
• Transparenz über Beteiligte am Verfahren

Muss ich das Protokoll unterschreiben?

Beschäftigte sind nicht verpflichtet, ein Gesprächsprotokoll sofort zu unterschreiben.

Sie können:

• das Protokoll zur Prüfung mitnehmen,
• Änderungen oder Ergänzungen verlangen,
• die Unterschrift verweigern, wenn Inhalte nicht zutreffen.

Eine Verweigerung darf keine arbeitsrechtlichen Sanktionen auslösen.

Einsicht in die Personalakte

Beschäftigte haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen.

Sollten BEM-Unterlagen ohne Einwilligung in der Personalakte enthalten sein, kann eine Korrektur oder Entfernung verlangt werden.

Weitere Informationen: Einsicht in die Personalakte (TVöD) / Einsicht in die Personalakte (Beamte)

Besonderheiten bei Beamten

Auch bei Beamtinnen und Beamten gilt, dass Gesundheitsdaten besonders geschützt sind.

Die Fürsorgepflicht des Dienstherrn rechtfertigt keine unbegrenzte Datenspeicherung.

Im Zusammenhang mit längerer Erkrankung kann allerdings eine Prüfung der Dienstfähigkeit erfolgen.

Mehr dazu: Dienstunfähigkeit bei Beamten

Fazit: Sensible Daten gehören geschützt

BEM-Protokolle dürfen nicht automatisch Teil der Personalakte werden. Gesundheitsdaten unterliegen strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Beschäftigte sollten sorgfältig prüfen, welche Informationen dokumentiert werden und wer Zugriff darauf erhält.

Diskussion im Forum

Wurden BEM-Unterlagen in Ihre Personalakte aufgenommen? Gab es Unklarheiten beim Protokoll oder bei der Datenspeicherung?

In unseren Foren können Sie kostenlos Fragen zum BEM stellen und Erfahrungen austauschen: