TVöD: Einsicht in die Personalakte

Der § 3 Absatz 5 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) gibt Beschäftigten im öffentlichen Dienst ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte.

Kurz erklärt: Was bedeutet das Einsichtsrecht in die Personalakte?

Beschäftigte dürfen ihre gesamte Personalakte einsehen, um zu überprüfen, welche Unterlagen über sie geführt werden und ob diese korrekt und vollständig sind.

Das Einsichtsrecht dient dem Schutz vor falschen, veralteten oder unzulässigen Einträgen und ist ein zentrales Element des Persönlichkeits- und Datenschutzes im Arbeitsverhältnis.

Die Einsicht kann persönlich erfolgen oder durch eine schriftlich bevollmächtigte Person (z. B. einen Rechtsanwalt oder ein Personalratsmitglied).

Häufige Fragen zur Einsicht in die Personalakte (TVöD)

Darf ich meine gesamte Personalakte einsehen?

Ja. Nach § 3 Abs. 5 TVöD haben Beschäftigte ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Dazu gehören auch Neben- und Sonderakten, soweit sie personenbezogene Daten enthalten.

Darf ich Kopien aus meiner Personalakte verlangen?

Ja, aber nicht uneingeschränkt. Beschäftigte können Auszüge oder Kopien aus ihrer Personalakte erhalten. Ein Anspruch auf eine vollständige Kopie der gesamten Akte besteht jedoch nicht automatisch.

Ein Kopienanspruch kann z. B. entfallen, wenn der/die Beschäftigte die Unterlagen bereits selbst besitzt (Bewerbung, Arbeitsvertrag, Zeugnisse) oder schutzwürdige Datenschutzinteressen entgegenstehen.

Kann ich eine andere Person mit der Einsicht beauftragen?

Ja. Das Einsichtsrecht kann auch durch eine schriftlich bevollmächtigte Person ausgeübt werden (z. B. Anwalt, Gewerkschaftssekretär oder Personalrat).

Muss ich einen Grund für die Einsicht angeben?

Nein. Das Einsichtsrecht besteht unabhängig von einem besonderen Anlass. Ein konkreter Verdacht oder Streitfall ist nicht erforderlich.

Darf ich Einträge in der Personalakte löschen oder berichtigen lassen?

Unrichtige oder unzulässige Einträge müssen auf Verlangen berichtigt oder entfernt werden. Das ergibt sich zusätzlich aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht und dem Datenschutzrecht.

Darf der Arbeitgeber „heimliche“ Vermerke über mich führen?

Nein. Alle personenbezogenen Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen und zur Beurteilung von Leistung, Verhalten oder Entwicklung verwendet werden, gehören in die Personalakte und unterliegen dem Einsichtsrecht.

Unzulässig sind insbesondere sogenannte Schattenakten oder geheime Parallelakten mit belastenden Vermerken, auf die Beschäftigte keinen Zugriff haben.

Wie oft darf ich Einsicht in meine Personalakte verlangen?

Das Einsichtsrecht besteht nicht nur einmalig, sondern jederzeit bei berechtigtem Interesse. Ein konkreter Anlass (z. B. Abmahnung, Versetzung, Kündigung, Beurteilung) muss nicht zwingend vorliegen.

Der Arbeitgeber darf die Einsicht nur dann einschränken, wenn sie offensichtlich schikanös oder missbräuchlich erfolgt (z. B. wöchentlich ohne sachlichen Grund).

Tarifliche Grundlage: § 3 Abs. 5 TVöD

(5) Die Beschäftigten haben ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Sie können das Recht auf Einsicht auch durch eine/n hierzu schriftlich Bevollmächtigte/n ausüben lassen. Sie können Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten.

(Fassung: Änderungsvereinbarung Nr. 13 vom 18. April 2018)

Rechtsprechung zur Personalakten-Einsicht

Der Beschäftigte hat keinen Anspruch auf Aushändigung einer vollständigen Kopie seiner Personalakte einschließlich sämtlicher Sonder- und Nebenakten.

Er kann lediglich Auszüge oder Kopien „aus“ seiner Personalakte erhalten. Ein Anspruch auf Kopien kann z. B. ausscheiden, weil er über die Unterlagen selbst verfügt (Bewerbung, Arbeitsvertrag, Zwischenzeugnisse) oder aus Gründen des Datenschutzes.

(Hessisches LAG, Urteil vom 09.05.2014 – 14 Sa 903/13)

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