Personalakte für Beamte
Das Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) regelt in § 50 die Personalakte von Beamten. Für Beamte des Bundes gelten ergänzend die §§ 106 bis 115 Bundesbeamtengesetz (BBG).§ 50 Personalakte
Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Die Personalakte ist vertraulich zu behandeln. Personalaktendaten dürfen ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verarbeitet werden. Für Ausnahmefälle kann landesrechtlich eine von Satz 4 abweichende Verarbeitung vorgesehen werden.
(BeamtStG in der Fassung vom 28. Juni 2021)
Einordnung und Bedeutung der Personalakte
Die Personalakte ist für Beamte von zentraler Bedeutung. Sie enthält alle wesentlichen Unterlagen, die das Beamtenverhältnis betreffen – etwa Ernennungen, dienstliche Beurteilungen, Schriftwechsel mit dem Dienstherrn oder Vorgänge aus einem Disziplinarverfahren.Beamte haben grundsätzlich ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte. Gleichzeitig gilt ein strenger Datenschutz: Die Personalakte darf nur von den zuständigen Stellen genutzt werden und ist vertraulich zu behandeln.
In der Praxis spielt auch die Personalvertretung (Personalrat) häufig eine Rolle, etwa wenn es um Mitbestimmung oder die rechtmäßige Behandlung von Personalakten geht.
Regelungen im Landesrecht (Beispiel NRW)
Neben § 50 BeamtStG enthalten die Landesbeamtengesetze detaillierte Vorschriften zur Führung, Einsicht und Aufbewahrung von Personalakten.
§ 83 Personalakten – allgemein
(1) Für jede Beamtin und jeden Beamten sowie für jede ehemalige Beamtin und jeden ehemaligen Beamten ist eine Personalakte zu führen. Sie kann in Teilen oder vollständig im Wege des automatisierten Verfahrens geführt werden. Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden.
(2) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies erforderlich ist.
(3) Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten.
§ 85 Anhörung
Die Beamtin oder der Beamte ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie oder ihn ungünstig sind, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören.
§ 86 Auskunftsrecht
Beamtinnen und Beamte haben, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses, ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte.
§ 88 Entfernung von Personalaktendaten
Unbegründete oder falsche Unterlagen sind auf Antrag zu entfernen und zu vernichten.
§ 90 Aufbewahrung
Personalakten sind nach ihrem Abschluss grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren; Versorgungsakten deutlich länger.
(LBG NRW in der Fassung vom 14.06.2016)
(1) Für jede Beamtin und jeden Beamten sowie für jede ehemalige Beamtin und jeden ehemaligen Beamten ist eine Personalakte zu führen. Sie kann in Teilen oder vollständig im Wege des automatisierten Verfahrens geführt werden. Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden.
(2) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies erforderlich ist.
(3) Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten.
§ 85 Anhörung
Die Beamtin oder der Beamte ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie oder ihn ungünstig sind, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören.
§ 86 Auskunftsrecht
Beamtinnen und Beamte haben, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses, ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte.
§ 88 Entfernung von Personalaktendaten
Unbegründete oder falsche Unterlagen sind auf Antrag zu entfernen und zu vernichten.
§ 90 Aufbewahrung
Personalakten sind nach ihrem Abschluss grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren; Versorgungsakten deutlich länger.
(LBG NRW in der Fassung vom 14.06.2016)
Typische Fragen zur Personalakte
- Wer darf die Personalakte einsehen?
Nur die zuständigen Beschäftigten der Personalverwaltung und der Beamte selbst. - Darf der Dienstherr heimlich negative Einträge aufnehmen?
Nein. Ungünstige Bewertungen dürfen nur nach vorheriger Anhörung aufgenommen werden. - Kann man falsche Einträge entfernen lassen?
Ja. Unter bestimmten Voraussetzungen besteht ein Anspruch auf Entfernung und Vernichtung.
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