Personalakte für Beamte

Das Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) regelt in § 50 die Personalakten von Beamten.

§ 50 Personalakte
Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Die Personalakte ist vertraulich zu behandeln. Personalaktendaten dürfen ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verarbeitet werden. Für Ausnahmefälle kann landesrechtlich eine von Satz 4 abweichende Verarbeitung vorgesehen werden.
(BeamtStG in der Fassung vom 28. Juni 2021)

Für Beamte des Bundes gilt das Bundesbeamtengesetz (BBG). Die Bundesländer (Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, NRW, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Thüringen) haben in ihren Beamtengesetzen und Erlassen i.d.R. weitere Regelungen getroffen.

Beispiel Landesbeamtengesetz (LBG) NRW und Verwaltungsvorschriften NRW:

§ 83 Personalakten - allgemein

(1) Für jede Beamtin und jeden Beamten sowie für jede ehemalige Beamtin und jeden ehemaligen Beamten ist eine Personalakte zu führen. Artikel 9 der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1, L 314 vom 22.11.2016, S. 72, L 127 vom 23.5.2018, S. 2) ist zu beachten. Sie kann in Teilen oder vollständig im Wege des automatisierten Verfahrens geführt werden. Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. Wird die Personalakte nicht in Schriftform oder vollständig im Wege des automatisierten Verfahrens geführt, legt die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden und nimmt dies in das Verzeichnis nach Satz 7 auf. Soweit Personalakten teilweise oder ausschließlich elektronisch geführt werden, werden Papierdokumente in elektronische Dokumente übertragen und in der elektronischen Akte gespeichert. Dabei ist entsprechend dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Nach der Übertragung in elektronische Dokumente sollen diese Papierdokumente vernichtet werden, sobald ihre weitere Aufbewahrung nicht mehr aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs erforderlich ist. Liegen Anträgen oder Anschreiben an die personalverwaltenden Dienststellen Originaldokumente bei, die offensichtlich als solche zu erkennen sind, sind sie der Beamtin oder dem Beamten zurückzugeben, es sei denn, der Verbleib der Originaldokumente in der Personalstelle ist aus rechtlichen Gründen zwingend notwendig.

(2) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren. Satz 1 gilt entsprechend für Beauftragte des Dienstherrn, soweit sie zur Wahrnehmung besonderer Belange an Personalentscheidungen zu beteiligen sind. Zugang zur Personalakte haben ferner die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Beschäftigten, soweit sie die zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse andernfalls nur mit unverhältnismäßigem Aufwand oder unter Gefährdung des Prüfzwecks gewinnen könnten.

(3) Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden. § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch -Allgemeiner Teil- (Artikel I des Gesetzes vom 11. Dezember 1975, BGBl. I S. 3015) in der jeweils geltenden Fassung und die §§ 67 bis 78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch -Sozialverwaltungsverfahren und Sozialdatenschutz- in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Januar 2001 (BGBl. I S. 130) in der jeweils geltenden Fassung bleiben unberührt.

(4) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerberinnen und Bewerber, Beamtinnen und Beamte und ehemalige Beamtinnen und Beamte verarbeiten, soweit dies im Rahmen der Personalverwaltung und der Personalwirtschaft zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift oder eine Dienstvereinbarung dies erlaubt oder die betroffene Person eingewilligt hat. Fragebogen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen der Genehmigung durch die zuständige oberste Dienstbehörde.

§ 84 Beihilfeakten (nicht dargestellt)

§ 85 Anhörung
Die Beamtin oder der Beamte ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie oder ihn ungünstig sind oder ihr oder ihm nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören, soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften erfolgt. Die Äußerung der Beamtin oder des Beamten ist zur Personalakte zu nehmen.

§ 86 Auskunftsrecht
(1) Der Anspruch der Beamtinnen und Beamten gemäß Artikel 15 der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 auf Auskunft aus ihren Personalakten oder aus anderen Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für ihr Dienstverhältnis verarbeitet werden, umfasst auch die Gewährung von Akteneinsicht, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Beamtinnen und Beamte haben, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses, ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte. Die Auskunft aus Sicherheitsakten ist unzulässig. Unzulässig ist die Einsichtnahme in Daten der oder des Betroffenen, die mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nichtpersonenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist.
(2) Einer oder einem Bevollmächtigten der Beamtin oder des Beamten ist Auskunft zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene und deren Bevollmächtigte, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird.
(3) Die aktenführende Behörde bestimmt, wo die Einsicht gewährt wird. Soweit wichtige dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, werden Auszüge, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke gefertigt. Der Beamtin oder dem Beamten ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu ihrer oder seiner Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.

§ 87 Übermittlung an Behörden und Auskunft an nicht betroffene Personen
(1) Ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten ist es zulässig, die Personalakte für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörde zu übermitteln. Das Gleiche gilt für Behörden im Bereich desselben Dienstherrn, soweit die Übermittlung der Akte zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung notwendig ist. Ärztinnen und Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörde ein medizinisches Gutachten erstellen, darf die Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung übermittelt werden. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend. Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Übermittlung abzusehen.
(2) Auskünfte an nicht betroffene Personen dürfen nur mit Einwilligung der Beamtin oder des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen der nicht betroffenen Person die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind der Beamtin oder dem Beamten schriftlich mitzuteilen.
(3) Übermittlung und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken.

§ 88 Entfernung von Personalaktendaten
(1) Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, auf die die Tilgungsvorschriften des Disziplinarrechts keine Anwendung finden, sind,
  1. falls diese sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, mit Zustimmung der Beamtin oder des Beamten unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten oder
  2. falls sie für die Beamtin oder den Beamten ungünstig sind oder ihr oder ihm nachteilig werden können, auf Antrag der Beamtin oder des Beamten nach zwei Jahren zu entfernen und zu vernichten. Dies gilt nicht für dienstliche Beurteilungen.
Die Frist nach Satz 1 Nummer 2 wird durch erneute Sachverhalte im Sinne dieser Vorschrift oder durch die Einleitung eines Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen. Stellt sich der erneute Vorwurf als unbegründet oder falsch heraus, gilt die Frist als nicht unterbrochen. (2) Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung der Beamtin oder des Beamten nach zwei Jahren zu entfernen und zu vernichten. Absatz 1 Satz 3 und 4 gilt entsprechend.

§ 89 Verarbeitung und Übermittlung von Personalaktendaten (nicht dargestellt)

§ 90 Aufbewahrung
(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,
  1. wenn die Beamtin oder der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung der gesetzlichen Altersgrenze, im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis geendet hat; in den Fällen des § 24 des Beamtenstatusgesetzes und des § 10 des Landesdisziplinargesetzes jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen oder Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,
  2. wenn die Beamtin oder der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres oder
  3. wenn nach der verstorbenen Beamtin oder dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem der letzte Anspruch auf Versorgungsbezüge erloschen ist.
(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden; dies gilt nicht für Unterlagen über Beihilfen, soweit sie in einem elektronischen Verfahren gespeichert werden.
(3) Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten mindestens dreißig Jahre aufzubewahren.
(4) Die Personalakten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen den zuständigen Archiven anzubieten. Die nicht übernommenen Personalakten sind zu vernichten.
(5) Auf Mikrofilm übernommene Personalakten dürfen vorzeitig vernichtet werden, jedoch frühestens drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis geendet hat. Für die Aufbewahrung und für die Vernichtung von Mikrofilmen gelten die Absätze 1 bis 4 entsprechend.
(LBG NRW in der Fassung vom 14.06.2016)

Verwaltungsvorschriften zu § 50 BeamtStG / §§ 84 - 90 LBG NRW (Personalakten)

1 Inhalt der Personalakte (§ 50 BeamtStG, § 84 Absatz 3 LBG NRW)

1.1 Andere als die in § 50 Satz 2 BeamtStG definierten Personalaktendaten sind nicht in die Personalakte aufzunehmen.
1.2 Keine Personalaktendaten sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen (Sachaktendaten). Zu den Sachakten gehören - neben den in § 84 Absatz 3 Satz 1 LBG NRW genannten Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten - insbesondere:
  • Vorgänge über Ausleseverfahren und Eignungsuntersuchungen, auch wenn die Bewerberin oder der Bewerber bereits Beamtin oder Beamter ist,
  • Vorgänge, die im Zusammenhang mit Personalplanungen, Stellenausschreibungen, Stellenbewertungen oder Geschäftsverteilungen entstehen,
  • Vorgänge, die bei den für die Erteilung von beamtenrechtlichen Ausnahmegenehmigungen zuständigen Behörden entstehen,
  • verwaltungsinterne Kassenanweisungen,
  • Vorgänge über noch nicht abgeschlossene Verwaltungsermittlungen.
Bei Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen ist zu differenzieren:
  • Solche, die sich ausschließlich gegen eine Entscheidung der Beamtin oder des Beamten richten, sind zur Sachakte zu nehmen.
  • Solche, die sich außer gegen eine Entscheidung auch gegen die Person der Beamtin oder des Beamten richten, sind ebenfalls zur Sachakte zu nehmen. Erweist sich die Beschwerde, Behauptung oder Bewertung gegen die Person der Beamtin oder des Beamten als ganz oder teilweise begründet, so ist entweder eine Abschrift von ihr zur Personalakte zu nehmen oder in der Personalakte auf die Sachakte hinzuweisen; in beiden Fällen ist der Personalakte eine Abschrift der abschließenden Verfügung beizufügen.
  • Solche, die sich ausschließlich gegen die Person der Beamtin oder des Beamten richten, sind zur Personalakte zu nehmen, wenn sie sich als ganz oder teilweise begründet erweisen. Andernfalls sind sie zur Sachakte zu nehmen. § 16 Absatz 4 des Disziplinargesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen bleibt unberührt.
  • Auf Antrag der Beamtin oder des Beamten können unbegründete Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen zur Personalakte genommen werden.
  • Anonyme Eingaben sind zu vernichten, sofern sie keinen Anlass geben, Ermittlungen einzuleiten.
1.3 In einer Sachakte enthaltene Personalaktendaten sind mittels Abschrift oder Ablichtung zur Personalakte zu nehmen. Werden Unterlagen zur Personalakte genommen, die auch andere Beamtinnen oder Beamte betreffen, so sind deren personenbezogene Daten unkenntlich zu machen.

2 Führung der Personalakte (§ 50 BeamtStG, §§ 84 Absatz 1, 85 LBG NRW)

2.1 Die oberste Dienstbehörde bestimmt die für die Führung der Personalakte zuständige Behörde. Keine Beamtin oder kein Beamter darf die eigene Personalakte selbst führen.
2.2 Die äußere Form und die Gliederung der Personalakte in Grundakte, Teil- und Nebenakten bestimmen sich nach den dafür geltenden Richtlinien.
2.2.1 Teilakten (s. § 84 Absatz 1 Satz 1 und Satz 2 LBG NRW) sind neben den Beihilfeakten u.a. die Besoldungs- und Versorgungsakten. Für Vorgänge, die nach einem bestimmten Zeitraum wieder aus der Personalakte zu entfernen sind, sind regelmäßig Teilakten anzulegen.
2.2.2 Nebenakten (s. § 84 Absatz 1 Satz 3 LBG NRW) sind aufzulösen und zu vernichten, wenn die Notwendigkeit für ihre Führung nicht mehr besteht.
2.3 Die Führung von doppelten Personalakten sowie die Sammlung von Durchschriften sind mit Ausnahme von Nebenakten unzulässig.
2.4 Soweit Gesundheitszeugnisse, Untersuchungsergebnisse, ärztliche Gutachten sowie Auszüge aus der Krankengeschichte oder ärztliche Äußerungen von ähnlicher Bedeutung zur Personalakte genommen werden dürfen, erfolgt die Aufbewahrung in einem mit dem Hinweis auf den Inhalt versehenen, verschlossenen Umschlag. Jede Einsichtnahme ist auf dem Umschlag mit Grund, Namenszeichen und Datum zu vermerken.
2.5 Personalakten oder Teile von ihnen sind in verschlossenem Umschlag mit der Aufschrift „Personalakten - vertraulich“ zu versenden. Die Bestätigung des Empfanges durch die Empfängerin oder den Empfänger ist sicherzustellen.
2.6 Personalakten sind in Aktenschränken oder in Räumen aufzubewahren, die sicher verschlossen werden können.
2.7 Personalakten sind zu paginieren oder zu foliieren.
2.8 Die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragten Beschäftigten sind bei der Beauftragung über die einschlägigen Vorschriften des Beamten-, Tarif-, Straf- und Datenschutzrechts, insbesondere über die Verschwiegenheitspflicht, zu belehren.

3 Anhörung (§ 86 LBG NRW)

3.1 Die Beamtin oder der Beamte ist über die beabsichtigte Aufnahme einer Beschwerde, Behauptung oder Bewertung in die Personalakte schriftlich zu unterrichten und ihr oder ihm ist schriftlich Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.
3.2 Soweit sich im Rahmen der Anhörung Zweifel an der Begründetheit der Beschwerde, Behauptung oder Bewertung ergeben und sich diese nicht ausräumen lassen, ist von einer Aufnahme des Vorgangs in die Personalakte abzusehen.

4 Akteneinsicht (§ 87 LBG NRW)

4.1 Die Häufigkeit der Einsichtnahme in die Personalakte kann nur unter dem Aspekt des Missbrauchs beschränkt werden. Eine Dokumentation der Einsichtnahme ist unzulässig.
4.2 Die Personalakte ist in Gegenwart einer oder eines mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragten Bediensteten einzusehen. Wird die Personalakte bei einer anderen als der Beschäftigungsbehörde geführt, so soll die Möglichkeit gegeben werden, die Personalakte bei der Beschäftigungsbehörde oder einer anderen geeigneten Behörde einzusehen.
4.3 Besteht die Sorge, dass die Beamtin oder der Beamte bei Einsicht in ärztliche Gutachten und Zeugnisse Schaden an ihrer oder seiner Gesundheit nimmt, so soll die Einsichtnahme unter Beteiligung einer Ärztin oder eines Arztes erfolgen, die oder der die Dokumente bei Bedarf erläutert. 4.4 Hinterbliebene und Bevollmächtigte, die keiner gesetzlichen Pflicht zur Verschwiegenheit unterliegen, sind auf die Vertraulichkeit der Personalakte und ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass sie von der erlangten Kenntnis nur in dem zur Einsicht oder Auskunft berechtigenden Umfang Gebrauch machen dürfen.

5 Vorlage und Auskunft (§ 88 LBG NRW)

5.1 Die Vorschrift regelt die Vorlage bzw. die Auskunft aus der Personalakte an andere Personen und Stellen als die in § 84 Absatz 2 LBG NRW genannten Zugangsberechtigten. Sie erfasst nicht den Datenfluss zwischen Grund- und Teilakte oder Grund- und Nebenakte. Die Rechtmäßigkeit der Übermittlung von Personalaktendaten an personalverwaltende Stellen richtet sich nach § 92 LBG NRW.
5.2 Für die Dauer einer Abordnung kann die Personalakte der Behörde überlassen werden, die die Personalakten für die Beschäftigungsbehörde führt. Bei Versetzungen innerhalb der Landesverwaltung ist die Personalakte an die für die Führung der Personalakten zuständige neue Behörde abzugeben. An einen neuen Dienstherrn soll die Personalakte auf Antrag abgegeben werden, wenn Belange des bisherigen Dienstherrn nicht entgegenstehen. Bei Abgabe der Personalakte ist der Entwurf des Übersendungsschreibens als Sachvorgang abzuheften.
5.3 Die Vorlage der Personalakte an Gerichte und Staatsanwaltschaften richtet sich nach den Spezialvorschriften der einschlägigen Verfahrensgesetze (vgl. § 27 des Gesetzes über das Bundesverfassungsgericht, § 16 des Gesetzes über den Verfassungsgerichtshof für das Land Nordrhein-Westfalen, § 99 der Verwaltungsgerichtsordnung, § 119 des Sozialgerichtsgesetzes, § 30 des Disziplinargesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen, §§ 96, 161, 163 der Strafprozessordnung, § 56 des Arbeitsgerichtsgesetzes, § 273 der Zivilprozessordnung).
Ebenfalls spezialgesetzlich geregelt ist die Einsichtnahme in die Personalakte durch den Petitionsausschuss (Art. 41a der Verfassung für das Land Nordrhein-Westfalen), den Landespersonalausschuss (§ 102 Absatz 2 LBG NRW, § 3 Absatz 1 der Geschäftsordnung des Landespersonalausschusses) und den Personalrat (§ 65 Absatz 3 des Personalvertretungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen).
5.4 Die schriftliche Mitteilung nach § 88 Absatz 2 Satz 2 LBG NRW hat zeitgleich mit der Auskunft zu erfolgen.

6 Entfernung von Personalaktendaten (§ 89 LBG NRW)

6.1 Neben den in § 89 Absatz 1 LBG NRW sowie in weiteren Tilgungsvorschriften (vgl. § 91 Absatz 2 LBG NRW, § 16 des Disziplinargesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen, § 5 Absatz 3 der Verordnung über die Tilgung von Eintragungen in Personalakten) genannten Unterlagen müssen auch solche Unterlagen aus der Personalakte entfernt werden, die nicht Personalaktendaten i.S.d. § 50 Satz 2 BeamtStG sind. Die Tatsache der Entfernung ist aktenkundig zu machen. Soweit entfernte Unterlagen nicht zu vernichten sind, sind sie zu den Sachakten zu nehmen.
6.2 Andere als die in Ziffer 6.1 genannten Unterlagen dürfen nicht aus der Personalakte entfernt oder durch Streichen, Überkleben, Radieren oder in anderer Weise unkenntlich gemacht werden. Änderungen in den betreffenden Unterlagen sind unzulässig. Auf Fehler oder Entstellungen ist erforderlichenfalls in einem Vermerk hinzuweisen.

7 Verarbeitung und Übermittlung von Personalaktendaten (§ 90 LBG NRW) (nicht dargestellt)
(in der Fassung v. 10.11.2009)

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