Hallo,
per E-Mail oder auf jeden Fall schriftlich?
Wie verhält es sich bei der Einladung per E-Mail, wenn der Bewerber dieses nicht explizit bejaht hat und keine DE-Mail-Adresse hat? In der Einladung per E-Mail werden ja personenbezogene Daten an Dritte (E-Mail-Provider) weitergegeben, da eine E-Mail an jedem "Knotenpunkt" mitgelesen werden können.
Normale E-Mails werden und sind ja nicht verschlüsselt und Stand der Dinge sind ja Art. 25 und 32 DSGVO.
Eine Einladung per E-Mail verstößt also gegen geltendes Datenschutzrecht?
Gruß
Ich halte E-Mail durchaus für möglich. Wichtig ist, dass dort nur die unbedingt nötigen personenbezogenen Daten enthalten sind (E-Mail Adresse und Name für die Ansprache).
Ich würde mich da auf Art. 6 (1) UAbs. 1 lit. f DS-GVO stützen.
Aus der Angabe der E-Mail Adresse in der Bewerbung und der Abwägung wäre es m.E. dann gerechtfertigt. Allerdings gibt es Diskussionen wann eine Pflicht zur Verschlüsselung besteht. Diese würde ich hier in der Gesamtschau nicht sehen. Man muss aber darauf achten dass keine besonders sensiblen Daten enthalten sind. (Z.B. Hinweis auf eine bestehende Schwerbehinderung).
Natürlich kann man darüber nachdenken entsprechende Hinweise auf die Internetseite mit den Stellenausschreibung etc. aufzunehmen. Wer ganz sicher gehen will macht es halt nur per Brief.
Wir führen den verbindlichen Schriftverkehr mit Bewerberinnen und Bewerbern grundsätzlich nur auf analogem Wege über die Post. Ein unterschriebener Brief ist zum einen ein Zeichen der Wertschätzung, zum anderen ist es schlicht der für eine solch wichtige Sache angemessene Wege.
Ausnahmen gibt es allerdings auch: Wenn die Bewerbung keine Postadresse enthält (auch das kommt vor ...), läuft die weitere Kommunikation über Email. Wenn es sich um eine Postadresse aus dem Nicht-EU-Ausland handelt, wird im Einzelfall entschieden, ob per analoger Post oder per Email kommuniziert wird. Sollte im Laufe des Verfahrens der Bewerber mit uns per Email kommunizieren, wird auch auf die Email geantwortet - offensichtlich ist er sich dann dem erhöhten Risiko bewusst und entbindet uns von einer besonderen Sorgfaltspflicht.
In manchen Fällen lässt sich aber eine Kommunikation über Email nicht vermeiden, wenn etwa kurzfristig ein Termin verändert werden muss oder der Kandidat für eine Weile keine analoge Post annehmen kann (Auslandsaufenthalt).
Die DSGVO umfasst prinzipiell alles. Allerdings treibt deren Umsetzung im öffentlichen Dienst tatsächlich seltsame Blüten. Wir jedenfalls schicken - nach Vorgabe unseres Datenschutzbeauftragten - jedem Bewerber mit der Einladung ein vierseitiges Dokument, aus dem hervorgeht welche personenbezogenen Daten wir erheben, verarbeiten, nutzen und vernichten ...
