29.04.2015, 23:09
Hallo,
mir ist aufgefallen, dass kaum noch Aktenvermerke und interne Schreiben in Papierform an andere Ämter aufgesetzt werden. Diese sind in unserer Verwaltung schon fast verpönt. Stattdessen werden Mails an Vorgesetzte und die Mitarbeiter anderer Ämter geschrieben.
Sicherlich sind Mails einfacher und schneller, aber es fehlt dann auch der klassische Lesevermerk (das Handzeichen) des Vorgesetzten und es fehlt dieses Papierstück in der Akte...
Mails werden - zumindest bei uns - weniger gut dokumentiert, meist verschwinden sie im persönlichen Ordner des Verfassers oder werden gelöscht, da man Speicherkapazität sparen muss. Es fehlt der Nachweis, dass die Mail gelesen wurde (die Outlook-Option ist bei allen unterdrückt).
Letztlich ist es also nach Jahren in kritischen Fällen (ich meine Fälle, in denen etwas schief gegangen ist und natürlich Schuldige gesucht werden) gar nicht mehr leicht nachzuweisen, ob der Vorgesetzte informiert war, das problematische Vorgehen vielleicht auch angeordnet hat oder der Sachbearbeiter eigenmächtig gehandelt hat. Ich glaube daher, dass die Umstellung auf Mails letztlich zulasten der Dokumentation der Verantwortlichkeiten geht.
Ein paar Fragen dazu: Wie seht Ihr das ? Schreibt Ihr noch Vermerke ? Wie dokumentiert Ihr mails? Wieviel GB Speicherplatz stehen Euch für Mails zur Verfügung? Ich bin auch über weitere Tipps zum Thema Dokumentation dankbar.
Viele Grüße
Stefan
mir ist aufgefallen, dass kaum noch Aktenvermerke und interne Schreiben in Papierform an andere Ämter aufgesetzt werden. Diese sind in unserer Verwaltung schon fast verpönt. Stattdessen werden Mails an Vorgesetzte und die Mitarbeiter anderer Ämter geschrieben.
Sicherlich sind Mails einfacher und schneller, aber es fehlt dann auch der klassische Lesevermerk (das Handzeichen) des Vorgesetzten und es fehlt dieses Papierstück in der Akte...
Mails werden - zumindest bei uns - weniger gut dokumentiert, meist verschwinden sie im persönlichen Ordner des Verfassers oder werden gelöscht, da man Speicherkapazität sparen muss. Es fehlt der Nachweis, dass die Mail gelesen wurde (die Outlook-Option ist bei allen unterdrückt).
Letztlich ist es also nach Jahren in kritischen Fällen (ich meine Fälle, in denen etwas schief gegangen ist und natürlich Schuldige gesucht werden) gar nicht mehr leicht nachzuweisen, ob der Vorgesetzte informiert war, das problematische Vorgehen vielleicht auch angeordnet hat oder der Sachbearbeiter eigenmächtig gehandelt hat. Ich glaube daher, dass die Umstellung auf Mails letztlich zulasten der Dokumentation der Verantwortlichkeiten geht.
Ein paar Fragen dazu: Wie seht Ihr das ? Schreibt Ihr noch Vermerke ? Wie dokumentiert Ihr mails? Wieviel GB Speicherplatz stehen Euch für Mails zur Verfügung? Ich bin auch über weitere Tipps zum Thema Dokumentation dankbar.
Viele Grüße
Stefan