[Gast]

Hallo,

mir ist aufgefallen, dass kaum noch Aktenvermerke und interne Schreiben in Papierform an andere Ämter aufgesetzt werden. Diese sind in unserer Verwaltung schon fast verpönt. Stattdessen werden Mails an Vorgesetzte und die Mitarbeiter anderer Ämter geschrieben.

Sicherlich sind Mails einfacher und schneller, aber es fehlt dann auch der klassische Lesevermerk (das Handzeichen) des Vorgesetzten und es fehlt dieses Papierstück in der Akte...

Mails werden - zumindest bei uns - weniger gut dokumentiert, meist verschwinden sie im persönlichen Ordner des Verfassers oder werden gelöscht, da man Speicherkapazität sparen muss. Es fehlt der Nachweis, dass die Mail gelesen wurde (die Outlook-Option ist bei allen unterdrückt).

Letztlich ist es also nach Jahren in kritischen Fällen (ich meine Fälle, in denen etwas schief gegangen ist und natürlich Schuldige gesucht werden) gar nicht mehr leicht nachzuweisen, ob der Vorgesetzte informiert war, das problematische Vorgehen vielleicht auch angeordnet hat oder der Sachbearbeiter eigenmächtig gehandelt hat. Ich glaube daher, dass die Umstellung auf Mails letztlich zulasten der Dokumentation der Verantwortlichkeiten geht.

Ein paar Fragen dazu: Wie seht Ihr das ? Schreibt Ihr noch Vermerke ? Wie dokumentiert Ihr mails? Wieviel GB Speicherplatz stehen Euch für Mails zur Verfügung? Ich bin auch über weitere Tipps zum Thema Dokumentation dankbar.

Viele Grüße
Stefan

[Gast]

Hallo,
bei uns werden wichtige digitale Inhalte, die zu Akten gehören, ausgedruckt und entsprechend in die Akte geheftet.

Ein Mail-System ist kein digitales Dokumentenmanagementsystem.
Ich sage immer, man solle das Mail-Postfach wie den Briefkasten zu Hause ansehen, dort bewahrt man doch auch nicht seine wichtige Post auf ;-)

Beatrix (IT-Abteilung)

[Gast]

Ach so, bei uns können innerhalb der Verwaltung auf jeden Fall die Mail-Eigenschaften "gelesen" und/oder "gelöscht" angeschaut werden für Mails, die man selbst an Kollegen oder Vorgesetzte geschickt hat. (Mailsystem: Groupwise)

Beatrix

[Gast]

Danke Beatrix, das sind einige interessante Aspekte. Auch die Aussage mit dem Briefkasten :-) Stimmt natürlich. Es wäre schön, wenn auch bei uns so verfahren würde.

Stefan

[Gerhard A. Spiller]

Wir haben seit einiger Zeit digitale Akten, und in diese kann man E-Mails sehr leicht verschieben. Problematisch wird es m.E. nur, wenn ich eine Nachricht schreibe und erst nach einiger Zeit eine Antwort bekomme - normalerweise würde sich dann meine Nachricht plus die Antwort mit meinem Ausgangstext (wenn der/die Empfänger/in auf 'Antworten' gedrückt hat) in der Akte befinden. Aber das kann ich dann nicht ändern, und die EDV müsste sich etwas einfallen lassen. Aber angesichts der leichten Verschiebung entfallen Vermerke sehr häufig.

[BBH]

Hallo, im Bereich des PR werden wichtige Akten bzw. Vermerke bei uns zuerst als Email geschickt (natürlich schneller und einfacher), jedoch wird diese zusätzlich ausgedruckt und dem Empfänger, wie in unsere Akten zukommen gelassen (jedem PR-Mitglied). Somit ist gewährleistet, dass jede/r PR aktuell informiert ist und jeder den Nachweis führen kann. Zeitaufwändig aber meines Dünkens unabdingbar.

Gruß