Protokolle Verwaltungsgemeinschaft und durchsuchbar
#1
Gemeinderatsmitglieder bekommen die Protokolle der Gemeinderatssitzungen zur Verfügung gestellt. Bei uns stehen sie im internen Netz.

1. Ist es üblich, dass die Gemeinderäte die Protokolle der Verwaltungsgemeinschaft und des Abwasserverbandes ihrer Gemeinde nicht bekommen? Oder gehen dieses Protokolle wirklich nur an die jeweiligen Sitzungsmitglieder?

2. Ist es zwingend erforderlich, dass die Gemeinderäte die Protokolle der Sitzung mit Unterschrift gekommen? Unsere Protokolle stehen im internen Netz als gescannte PDFs. Sie sind nicht durchsuchbar (aber unterschrieben). Wir würden es begrüßen, wenn die Protokolle als text-lesbare PDF-Dokumente abgespeichert werden (eventuell dann ohne Unterschrift).

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#2
Hallo,

zu 1) M.W. nur an die Sitzungsmitglieder, sofern es keine gesonderte Vereinbarung / Regelung gibt.

zu 2) Nein, die Unterschrift auf dem Original reicht aus. Es reicht bspw. aus, dass "gez. Meier" im Unterschriftfeld steht. Wir erzeugen die PDF direkt aus word heraus, dadurch durchsuchbar und lesbar. Ohne Unterschrift. Denkbar wäre übrigens auch, nur die gescannte Unterschrift in die lesbare PDF einzufügen.

Gruß aus der Lüneburger Heide
Michael
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#3
Vielen Dank für die schnelle Antwort!
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