Belegablage
#1
hallo zusammen,
der Landkreis FFB steigt zum 01.01.2010 auf die Doppik um.
Bisher wurde kammeral nach HHStelle abgelegt.

Unsere Frage: Wie werden die Belege aus der zentralen Buchhaltung ( Kontierungsbeleg u. rechnungsbegründete Unterlage )
in der kasse abgelegt ??
z. B. nach fortlaufender Nr.
oder Kreditor Debitor usw ??

mfg Hornung

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#2
Bei uns werden die Belege getrennt werden nach Produkten abgelegt. Innerhalb der Produkte gibt es nur noch die Reihenfolge des Datums (neuetse nach oben). Denkbar wäre aber je nach Größe der Kommunen auch eine weitere Einteilung nach Produkt-Sachkonten.
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#3
Bei der Frage der Belegablage sollten sie sich zunächst ein paar Fragen stellen:
1. Wann und zu welchem Zweck will ich einsicht in die abgelegten Belege nehmen.
2. Wie stellt sich der neue Ordnungsbegriff aus der die kammerale HHST ersetzt
3.Ist meine neue Strucktur noch übersichtlich; d.h. welche Zeit benötige ich einen abgelegten Beleg aufzufinden, stelle ich noch fest ob ein Beleg fehlt und auch die Reihenfolge beachtet ist
4. Wie zun es die "Kaufleute" die seit langem quasi doppisch ablegen
5. Was mache ich wenn im laufe des Projekt die Konten umgeschlüsselt werden (wegen §§) oder weil sie andere Produkte bilden

Ergebniss im Kern:
Grobe Trennung in Erträge und Aufwand; und dann nach der Buchungsnummer.

Suche erfolgt dann auf Abfrage im System und dann erst in den Belegbänden.

Konsequenz für die Fachämter; die Kasse als zentrales Archiv für die Erstellung von Verwendungsnachweisen u.ä. ist wie in der kammeralen Zeit nicht mehr "nutzbar"; das war aber auch nie ihre eigendliche Aufgabe.

Vorteil: Ablage geht wesentlich schneller als kameral und die Prüfung der Vollständigkeit auch, aber keine Angst, die Doppik bringt so viel neues, dass hier keine Langeweile aufkommen wird.

6. Im Rahmen der Neuorganisation durch die Doppik auch mal über DMS nachdenken

7. Vor der Entscheidung; probieren sie es doch einfach mal mit ein paar Belegen (50 bis 100) aus nach dem Motto was wäre wenn wir die schon doppisch verbucht hätten
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