Bearbeiten von Eingangsrechnungen
#1
Hallo,

in der Berufsschule geht es aktuell um das Thema "Rechnungswesen von Verwaltungen".


Kann mir jemand den praktischen Ablauf der Rechnungsbearbeitung schildern?
Welche Schritte geht also der Beamte der Haushaltsabteilung, wenn er eine Eingangsrechnung öffnet?

Würde mich über Antworten sehr freuen.

Thomas

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#2
In unserer Stadt wird die Rechnung (soweit sie in Papierform vorliegt) in der Finanzbuchhaltung eingescannt.

Anschließend wird die Rechnung in dieser Software von dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in (z.B. im Ordnungsamt) kontiert. Das heißt er/sie gibt das Produkt (z.B. Feuerwehr) und Sachkonto (z.B. Aufwandsentschädigungen) an, ferner die Fälligkeit.

Nachdem er/sie die Rechnung kontiert hat, wird diese von dem/der Anordnungsberechtigten (z.B. der Amtsleiter) in dem gleichen Programm freigegeben.

Schließlich wird die Rechnung mit einer anderen Software von der Stadtkasse überwiesen.

Reichen diese Auskünfte?
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#3
Also ist es richtig, dass die Kontierung und die Bezahlung in zwei verschiedenen Bereichen von verschiedenen Personen vorgenommen wird?

Danke!
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#4
Ja, das ist glaube ich in allen Bundesländern so geregelt.

Beispiel: Paragraph 7 Abs.2 GemKVO BW:
(2) Der Bürgermeister regelt die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen. Die Namen der Bediensteten, die Anordnungen erteilen dürfen, sowie Form und Umfang der Anordnungsbefugnis sind der Gemeindekasse mitzuteilen. Wer die sachliche und rechnerische Feststellung nach § 11 trifft, soll nicht auch die Zahlungsanordnung erteilen. Bedienstete der Gemeindekasse sollen Kassenanordnungen nicht vorbereiten, sie dürfen keine Kassenanordnungen erteilen.
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#5
Trifft das auf die Landesverwaltung auch zu? Weißt du das zufällig?
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#6
Ich weiß es nicht, gehe aber zu 99,9 % davon aus. Denn die Gemeindekassenverordnungen sind ja Landesrecht und es wäre dreist, wenn der Landsgesetzgeber den kleinen Kommunen etwas auferlegt, woran er sich bei den eigenen Behörden nicht hält.
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#7
Alles klar.

Warum darf der der kontiert nicht auch die Zahlungsanweisung machen?
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#8
Das hat Sicherheitsgründe. Durch das Mehr-Augen-Prinzip soll verhindert werden, dass jemand aus der Kasse oder der Fachabteilung Zahlungen zu eigenen Gunsten, leistet.
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#9
Dass Kassenanordnungen im Mehr-Augen-Prinzip erstellt werden, kann ich nachvollziehen. Aber warum können das nicht die gleichen Personen tun, die auch kontieren?
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#10
Also so modern läuft das fast nirgends.
Ablauf bei uns und fast überall:

Rechnung kommt in die Poststelle.

Diese wird zur Kämmerei geleitet, dort mangels 1. Prüfung zum Auftraggeber weitergeleitet zur Kontierung und Prüfung.

Dort kontiert Mitarbeiter ohne Diplom die Rechnung und prüft sie, gibt sie seinem Vorgesetzten mit Diplom zur erneuten Prüfung und Unterschrift, der leitet die Rechnung weiter an die Kämmerei.

Mitarbeiter ohne Diplom prüft die Rechnung erneut und kontrolliert ob richtig kontiert, erfasst die Rechnung im System, Rechnung geht zum Vorgesetzten wird dort unterschrieben, Rechnung geht wieder zum Mitarbeiter und der gibt sie zur Zahlung frei, nächster Mitarbeiter zahlt die Rechnung aus unterschreibt nochmal auf der Rechnung und dann geht die Rechnung zurück zum 1. Mitarbeiter der Kämmerei, der bringt sie ins Archiv.

Noch fragen zu dem durchdachten System :-)?

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