Kirchenaustrittsbescheinigung nachfordern: Ersatzdokument beim Amtsgericht oder Standesamt, Nachweispflicht beim Finanzamt und Archivfristen

Ein unerwarteter Brief vom Finanzamt, eine Nachforderung im Rahmen der Einkommensteuererklärung oder ein Wohnortwechsel in ein anderes Bundesland: Immer wieder geraten Bürgerinnen und Bürger in Situationen, in denen sie ihren vor Jahren oder Jahrzehnten vollzogenen Kirchenaustritt amtlich nachweisen müssen. Wer die damalige Kirchenaustrittsbescheinigung verlegt oder verloren hat, steht vor einem Problem: Die Finanzbehörden verlangen bei Nachfragen einen rechtssicheren Nachweis über das Ende der Kirchensteuerpflicht. Nach ständiger Rechtsprechung der Finanzgerichte liegt die Darlegungs- und Beweislast für den Kirchenaustritt uneingeschränkt beim Steuerpflichtigen. Um eine rückwirkende Festsetzung von Kirchensteuer zu verhindern, muss eine Zweitausfertigung oder Ersatzbescheinigung bei den Behörden nachgefordert werden. Dieser Ratgeber erklärt Ihnen verständlich, welche Behörde für die Nachforderung zuständig ist, wie Sie bei der Recherche vorgehen und welche Archivfristen gelten.

Welche Behörde stellt die Zweitausfertigung aus?

Wo Sie die Ersatzbescheinigung über Ihren Kirchenaustritt beantragen können, richtet sich nicht nach Ihrem aktuellen Wohnort, sondern ausschließlich danach, bei welcher Behörde und in welchem Bundesland Sie den Austritt damals persönlich erklärt haben:

• Beim Amtsgericht nachfordern: In den vier Bundesländern Berlin, Brandenburg, Hessen und Nordrhein-Westfalen (NRW) wird der Kirchenaustritt vor dem Amtsgericht (in Hessen teils Ortsgericht) erklärt. Eine Zweitausfertigung ist daher direkt beim damals zuständigen Amtsgericht anzufordern.
• Beim Standesamt / Bürgerbüro nachfordern: In allen übrigen 12 Bundesländern (Baden-Württemberg, Bayern, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen) erklären Bürger den Austritt beim Standesamt oder Bürgeramt. Die Ersatzausfertigung stellt die jeweilige Gemeindeverwaltung des damaligen Erklärungsortes aus.

Aufbewahrungsfristen und Recherche im Archiv

Ein zentrales Problem beim Nachfordern von Kirchenaustrittsbestätigungen sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in den Verwaltungen. Akten über Kirchenaustritte werden bei Amtsgerichten und Standesämtern in der Regel für 10 bis 30 Jahre aufbewahrt. Liegt der Austritt bereits 30 oder 40 Jahre zurück, kann es vorkommen, dass die Behördenakten im Rahmen der regulären Skandierung vernichtet wurden.

Sollten bei der Justiz oder den Meldebehörden keine Akten mehr auffindbar sein, gibt es alternative Wege zur Rekonstruktion:

• Einsicht ins Taufregister der Kirchengemeinde: Nach der behördlichen Abmeldung informiert das Amt die Wohnsitzgemeinde der Kirche. Das zuständige Pfarramt trägt den Austritt als Randvermerk im Taufbuch ein. Ein beglaubigter Auszug aus dem Taufregister (Taufbescheinigung mit Austrittsvermerk) wird von Finanzämtern in der Praxis häufig als Nachweis anerkannt.
• Anfrage beim zuständigen Kirchensteueramt: Auch die Diözesen und Landeskirchen führen eigene Datenregister über den Beendigungspunkt der Kirchensteuerpflicht.
• Alte Steuerbescheide: Wenn das Finanzamt in früheren, bestandskräftigen Einkommensteuerbescheiden über Jahre hinweg keine Kirchensteuer festgesetzt hat, kann dies gegenüber dem Finanzamt als Indiz für den vollzogenen Austritt vorgebracht werden.

Ablauf der Beantragung und amtliche Gebühren

Die Anforderung einer Ersatzausfertigung kann schriftlich per Post oder persönlich bei der zuständigen Behörde erfolgen. Folgende Angaben sollten im Antrag enthalten sein:

• Vollständiger Vor- und Nachname (sowie Geburtsname zum Zeitpunkt des Austritts).
• Geburtsdatum und Geburtsort.
• Damalige Wohnanschrift zum Zeitpunkt des Kirchenaustritts.
• Ungefähres Datum oder Jahr der Austrittserklärung.
• Kopie des aktuellen Personalausweises zur Identitätsprüfung.

Für die Ausstellung einer Zweitausfertigung oder die Archivrecherche erheben Gerichte und Kommunen eine Verwaltungsgebühr. Diese liegt je nach Landesgebührenordnung meist zwischen 10 und 35 Euro.

Forum Bürgerfragen

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Disclaimer: Die hier bereitgestellten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung über die landesrechtlichen Kirchenaustrittsgesetze und die Verwaltungspraxis der Finanzbehörden, Amtsgerichte und Standesämter in Deutschland. Sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Da die Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen und Gebührensätze ausschließlich durch die Bundesländer und Kommunen geregelt werden, sind verbindliche Details direkt beim zuständigen Amtsgericht oder Standesamt Ihres damaligen Austrittsortes einzuholen.