Amtliche Beglaubigung: Dokumente, Zeugnisse und Unterschriften im Bürgerbüro bestätigen lassen

Ob bei der Bewerbung um einen Studienplatz, der Vorlage von Nachweisen bei der Rentenversicherung oder der Einreichung von Papieren bei Behörden: Sehr häufig fordern Institutionen eine amtlich beglaubigte Kopie von Originaldokumenten. Mit diesem Verfahren wird rechtlich bestätigt, dass die Kopie inhaltlich absolut identisch mit dem Original ist. Die erste Anlaufstelle für eine solche Beglaubigung ist im Alltag das örtliche Bürgerbüro Ihrer Stadt oder Gemeinde. Doch nicht jedes Dokument darf von der Stadtverwaltung beglaubigt werden, und es gelten klare rechtliche Grenzen. Dieser Ratgeber erklärt Ihnen den Ablauf, die Kosten und die Voraussetzungen verständlich.

Was ist der Unterschied zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung?

Bevor Sie einen Termin im Rathaus vereinbaren, müssen Sie prüfen, welche Form der Beglaubigung verlangt wird. Das deutsche Recht unterscheidet hier sehr strikt:

• Amtliche Beglaubigung: Diese wird von Behörden (z. B. dem Bürgerbüro) vorgenommen. Sie ist zulässig für Dokumente, die von einer Behörde ausgestellt wurden oder die zur Vorlage bei einer Behörde benötigt werden. Dazu zählen Schulzeugnisse, Universitätsdiplome oder behördliche Nachweise.
• Öffentliche Beglaubigung: Diese darf ausschließlich von einem Notar durchgeführt werden. Sie ist gesetzlich zwingend vorgeschrieben für Rechtsgeschäfte, die im Bürgerbüro nicht bearbeitet werden können, wie etwa Grundstückskaufverträge, Testamente, Vereinsregistereinträge oder Angelegenheiten des Familien- und Erbrechts.

Welche Dokumente dürfen im Bürgerbüro NICHT beglaubigt werden?

Die Mitarbeiter im Bürgeramt müssen Anträge für bestimmte Dokumente konsequent ablehnen, da hierfür Sonderzuständigkeiten gelten:

• Personenstandsurkunden: Geburtsurkunden, Eheurkunden oder Sterbeurkunden dürfen vom normalen Bürgerbüro nicht kopiert und beglaubigt werden. Wenn Sie hiervon Ausfertigungen benötigen, müssen Sie diese immer direkt beim zuständigen Standesamt als neue Originalurkunde anfordern.
• Grundbuchauszüge & gerichtliche Dokumente: Hierfür sind ausschließlich die Amtsgerichte oder Notare zuständig.
• Ausländische Dokumente ohne Übersetzung: Dokumente in fremder Sprache können meist nur beglaubigt werden, wenn eine Übersetzung eines vereidigten Dolmetschers vorliegt.

Ablauf und kommunale Gebühren für die Beglaubigung

Für den Termin im Bürgerbüro müssen Sie das Originaldokument sowie die zu beglaubigenden Kopien mitbringen. In vielen Rathäusern ist es ratsam, die Kopien direkt vor Ort von den Mitarbeitern anfertigen zu lassen, um Missverständnisse zu vermeiden. Möchten Sie eine Unterschrift amtlich beglaubigen lassen, müssen Sie das Dokument ungelesenen Inhalts mitbringen und die Unterschrift direkt vor den Augen des Sachbearbeiters leisten. Hierfür ist zwingend Ihr Personalausweis nötig.

Die Gebühren werden von den Städten und Gemeinden über die lokalen Verwaltungskostensatzungen autonom festgelegt. Im Durchschnitt kostet eine Dokumentenbeglaubigung zwischen 3 und 10 Euro pro Dokument oder Seite. Unterschriftenbeglaubigungen liegen meist zwischen 5 und 15 Euro. Viele Kommunen bieten Schülern und Studenten gegen Vorlage des Ausweises eine begrenzte Anzahl an kostenlosen Beglaubigungen für die Universitätsbewerbung an. Auch für Rentenangelegenheiten ist das Verfahren beim Vorliegen eines entsprechenden Schreibens des Rententrägers oft gebührenfrei.

Forum Bürgerfragen

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Disclaimer: Die hier bereitgestellten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung über das Verwaltungsverfahrensrecht und die behördliche Praxis in Deutschland. Sie stellen keine Rechtsberatung dar. Da exakte Gebühren, Befreiungstatbestände für Studierende und die Vergabe von Terminen ausschließlich über die Satzungen Ihrer lokalen Stadt- oder Gemeindeverwaltung geregelt werden, sind verbindliche Details direkt bei Ihrem zuständigen Bürgeramt einzuholen.